Caravan.One in der Praxis - Aus der Perspektive eines Anwenders

Joshua ist Gesamtvertriebsleiter bei Heck Caravan und hat sich die Zeit für ein Interview mit uns genommen. Die Heck Caravan + Reisemobile GmbH & Co. KG ist ein Familienunternehmen, das seit 1988 Reisemobile verkauft und vermietet. Seit etwa einem Jahr ist die ERP-Software SAP Business One mit dem Add On Caravan.One speziell für den #Caravanhandel im Einsatz.

Das Interview wurde von Markus Haas, Geschäftsführer der init consulting AG, durchgeführt.

Hallo Joshua, schön dass du da bist.

Seit etwa einem Jahr arbeitet ihr mit der Caravan Software Caravan.One. Warum seid ihr das Thema denn angegangen?

Der Hintergrund war der, dass wir zu viele verschiedene Systeme im Einsatz hatten und es keine spezielle Caravan Software bei uns in der Branche gibt, die alle #Geschäftsprozesse abdeckt und alles zusammenfasst.

Wir hatten zum Beispiel, was unsere Kaufverträge angeht, mit einem unterschiedlichen System gearbeitet. Das wiederum war nicht in unser Backoffice, in unsere Auftragsabwicklung, integriert.

   "Die fehlenden Schnittstellen waren der Auslöser dafür zu sagen, wir wollen eine Caravan Software, alles aus einer Hand, die alle Prozesse bei uns abdecken kann."

Die fehlenden Schnittstellen waren der Auslöser dafür zu sagen, wir wollen eine Caravan Software, alles aus einer Hand, die alle Prozesse bei uns abdecken kann. Und optimalerweise werden diese Prozesse dann auch, soweit es geht, automatisiert. Und das war der Grund, warum wir uns an die init consulting AG gewandt haben.

Mit der #Branchenlösung Caravan.One, die ihr für uns auf Basis von #SAPBusinessOne entwickelt habt, ist es jetzt möglich, dass wir alle Prozesse in dieser einen ERP-Software abwickeln. Jetzt müssen wir nicht mehr auf mehrere Systeme zurückgreifen.

Wie wird Caravan.One in der Praxis bei Heck eingesetzt?

Im Prinzip fängt es bei uns an mit der Bestellung eines Fahrzeugs, die wir über SAP Business One bzw. Caravan.One abbilden können. Damit bekommen wir das Fahrzeug in unseren Fahrzeugstamm. Das ist wichtig, wenn zum Beispiel eine Rechnung vom Hersteller kommt. Wir haben das Fahrzeug im System und die Rechnung kann zugeordnet werden.

Dann geht es weiter. Unser Vertrieb möchte dieses Fahrzeug irgendwann verkaufen. Über die Filterfunktion in der #CaravanSoftware, die wir zusammen entwickelt haben, haben wir eine einfache Möglichkeit, schnell und effizient die richtigen Fahrzeuge zu finden.

Wenn der Kunde beispielsweise zu uns kommt und sagt „Ich suche etwas mit Automatik“, dann kann ich nach einem Fahrzeug mit Automatikgetriebe filtern. Ich kann mir ansehen, wann das Fahrzeug verfügbar ist. Das lässt sich alles sehr gut abbilden. Das ist im Vertrieb sehr hilfreich, schnell etwas Passendes für den Kunden zu finden.

Der Auftrag ist unterschrieben. Wie geht es danach in der Caravan Software weiter?

Nachdem der Auftrag unterschrieben ist, kommen noch einige Anfragen, die bearbeitet werden müssen. Die Auftragsbestätigung, die Produktionsaufträge für unsere Werkstatt, Werkstattaufträge, etc. Welche Teile sollen noch verbaut werden? Und so weiter.

Und diese Anfragen werden alle innerhalb der Caravan Software bearbeitet, worauf alle Abteilungen zugreifen können. Damit greift jeder auf den gleichen Vorgang zu, der damit immer weiterentwickelt wird, bis hin zur Ausgangsrechnung, ganz am Ende.

Und auch das Übergabeprotokoll, wenn der Kunde das Fahrzeug dann letztendlich mit den eingebauten Teilen abholt, wird in diesem einen Vorgang mithilfe von Caravan.One abgebildet.

Und wir brauchen dann nicht mehr auf ein zweites oder drittes #Verwaltungssystem zurückgreifen, sondern wir können wirklich alles in der Caravan Software Caravan.One abbilden.

In der Caravan Software verwaltet ihr auch eure Dokumente digital. Wie verwendet ihr die Schnittstelle zur Dokumentenmanagement-Lösung?

Vorher war es so, dass wir alles auf unseren Server Laufwerken gespeichert hatten. Dort waren die Daten für jeden zugänglich bzw. eingeschränkt zugänglich und hätten auch gelöscht werden können. Das ELO Dokumentenmanagement unterstützt uns dahingehend, dass wir unsere Dokumente einmal automatisch in ein digitales Ordnersystem zuordnen können. Diese sind nur durch den Admin löschbar und werden dementsprechend rechtssicher abgespeichert.

Früher hatten wir auch noch ein richtiges Archiv mit tausenden Dokumenten und Ordnern. Dank ELO können wir auf diese Ordner und Zettelwirtschaft verzichten. Seitdem organisieren wir alles digital, die Filterfunktion vereinfacht die Suche für alle Abteilungen und Kollegen sehr. Das ist eine enorme Zeitersparnis. Wir können von überall darauf zugreifen, das ist in der Praxis sehr nützlich.

   "Jetzt können wir auf diese Ordner und Zettelwirtschaft verzichten."

Wenn ich mit einem Kunden auf dem Ausstellungsgelände unterwegs bin, kann ich beispielsweise über mein Smartphone nachsehen, zu welchem Preis die Fahrzeuge verkauft worden sind, und kann dort bereits anfangen zu kalkulieren. Oder ich brauche im Kundengespräch Unterlagen. Dann kann ich alles über das Smartphone mit ELO abrufen. Das ist sehr flexibel und von überall nutzbar.

Das freut uns, dass die Caravan Software auch die Funktionalitäten hat, die ihr braucht. Wie läuft die Zusammenarbeit mit der init consulting AG als Partner?

Wenn mal irgendein Problem auftauchen sollte, dann ist immer jemand erreichbar. Der Support funktioniert dann super über den TeamViewer per Fernwartung, damit das Problem schnell gelöst wird. Und auch diese individuellen Ansprüche, die wir an so ein Programm haben, wurden bisher immer zur vollsten Zufriedenheit umgesetzt und auch in einem zeitlichen Rahmen umgesetzt, so wie man das braucht, wenn man in der Praxis damit arbeitet.

Wie könnt ihr mit der Caravan Software Caravan.One in der Zukunft noch besser werden?

Der Vorteil, den wir durch Caravan.One bekommen, ist, dass wir alle Geschäftsprozesse transparent und nachvollziehbar gemacht haben. Und das ist natürlich für die Zukunft sehr wichtig und sinnvoll, weil ich da einfach genau weiß, wohin die Reise geht.

Ich habe meine KPI's. Meine wichtigsten Zahlen und Daten habe ich mit wenigen Mausklicks sofort verfügbar und kann da sehr einfach und frühzeitig erkennen, wo es Veränderungen im Unternehmen gibt.

   "Meine wichtigsten Zahlen und Daten habe ich mit wenigen Mausklicks sofort verfügbar"

Dadurch, dass wir das alles so fein filtern und steuern können, können wir in der Caravan Software genau sehen: Woher kommen die Veränderungen? Und dann ist das für uns natürlich super für die Analysen und für die Auswertungen.

Damit sind wir da einfach auch in Zukunft sicher unterwegs und können schon frühzeitig reagieren, wenn wir Veränderungen feststellen.

Vielen Dank Joshua für das Interview!

#prozessoptimierung #digitalisierung #wohnmobilvermietung #zeitmanagement