Expense Submission Process: Manual vs. Automated Workflow

Note: English version followed by German translation below. // Englische Version gefolgt von deutscher Übersetzung unten.

For too long, manual expense reporting has been the unchallenged norm, but today, I invite you on a journey that questions the very foundation of this age-old practice.

Manual expense reporting, reliant on paper trails and spreadsheet juggling, has long been a bottleneck in the finance department processes. Manual expense tracking and submission is very inefficient, error-prone, and doesn’t scale.

Finance professionals find themselves at a crossroads, seeking a solution that can not only automate and streamline processes but also provide the granular control and compliance necessary for today’s global businesses.

Let’s explore the solution in this article.

Manual expense reporting process

Manual expense reporting involves the traditional paper-based or spreadsheet-driven approach. Finance teams are tasked with collecting, reviewing, and processing numerous receipts and expense claims.

Here’s a breakdown of the classical tasks involved in each step:

Step 1: Receipt collection

In the first step of manual expense reporting, finance teams are responsible for physically collecting receipts and invoices from employees. This involves employees submitting paper receipts or digital copies of receipts through email or other channels.

Receipt collection is often a time-consuming task as it relies on employees to gather and submit their expense documentation. It’s essential to ensure that all receipts are accounted for and accurately obtained. These can be business travel expenses, or receipts for goods or services.

Step 2: Receipt review

After the receipts are collected, finance professionals manually review each receipt. This review process involves checking for several key elements, including the expenditure accuracy, adherence to company expense policies, and proper documentation.

The finance team needs to ensure that all expenses were for business purposes, which can be tricky for example in the case of business trip expenses or office supply expenses. Receipt review can be subjective, as it relies on the judgment of finance personnel, and it often consumes a significant amount of time, especially in cases with a high volume of expenses.

Step 3: Data entry

Once the receipts have been reviewed, the next manual task is data entry. In this step, the finance team enters the information from the receipts into an expense report template, expense reporting software, or accounting software.

Data entry includes inputting details such as the type of expense, the expense amount, date, the expense category, and any additional notes or comments.

As you can imagine, manually tracking expenses is highly susceptible to human error, which can result in discrepancies and financial inaccuracies. Moreover, in case of out-of-pocket expenses, policy breaches can easily slip through and be approved during the expense reimbursement process.

Step 4: Expense claim submission

In the next step, employees submit their expense claims along with the associated receipts in this step. They typically fill out expense claim forms, either digitally or on paper, detailing each expense item, its purpose, and the total amount. 

Transaction data from credit card statements also needs to be uploaded. If employees use traditional corporate cards, this process might be delayed, as they might need to wait for the end of month statements.

The submission process can vary but is often done through email, in-person handovers, or by uploading digital copies to a designated system. Delays in submission can hinder the overall efficiency of the expense reporting process.

Step 5: Approval workflow

Expense claims that have been submitted then go through an approval workflow. Finance professionals route these claims to the relevant approvers, who may include managers, department heads, or supervisors.

The approval process can involve manual steps, such as forwarding emails or physically passing documents for signatures. It is often characterized by a lack of real-time visibility into the status of claims, leading to potential bottlenecks.

Step 6: Employee reimbursement

Once expense claims are approved, finance teams proceed with the reimbursement process. This step involves calculating the total reimbursable amount for each employee and then disbursing the funds.

Reimbursements can be done through various methods, including physical checks, cash, or bank transfers. The manual nature of this process can result in delays in reimbursing employees and increased administrative overhead.

Common challenges in a traditional expense tracking and reporting process

One of the biggest challenges in managing expenses is ensuring that all data is accurately tracked and reported, and that errors are detected in time. 

Traditional methods of expense reporting that rely on manual data entry are prone to errors and wasteful, especially when a lot of paperwork is involved. On top of this, they’re time-consuming and inefficient: A single expense report takes 20 minutes to process, and costs companies from $20 to $58 per report on average. 

This includes the time spent by employees filling out the report, managers reviewing and approving it, and administrative staff processing the reimbursement. The cost can include expenses such as printing and mailing paper receipts, manual data entry, and potential errors that can result in overpayments or non-compliance penalties.

But the time-consuming nature of these steps isn’t the only challenge faced by finance teams who have to process expenses manually. 

Inefficient, frustrating process

Traditional expense processing is inefficient and frustrating for both submitters and approvers: Employees have to hand in paper receipts and track their travel expenses in spreadsheets, while managers have to make sure the submitted reports have no errors and no fraudulent or incomplete data.

With the rise of remote work, traditional expense reporting methods that require in-person receipt submissions and approvals are becoming extremely impractical.

Context switching leads to employee dissatisfaction

Even when a mix of manual and automated steps are used, traditional expense reporting is still cumbersome, especially when the company’s digital landscape isn’t properly streamlined.

Approvers have to switch between multiple tools to check the right expense categories, the compliance with the company’s expense policy, what was paid with own money versus company cards, what tax deductions can be applied to the submitted employee expenses, and so on. 

This constant context switching is one of the top causes of employee dissatisfaction in the finance department. 

Enforcing expense policies is challenging

When companies rely on manual processes, enforcing expense policies can be challenging, leading to inconsistencies in spending and potential violations.

Without clear policies and automated enforcement mechanisms, employees may make unauthorized purchases or submit inaccurate expense reports, putting the company at risk of non-compliance.

Increased risk of fraudulent activities

Another compliance challenge with manual expense reporting is the potential for fraudulent activities.

Manual processes make it easier for employees to submit false or inflated expenses, such as claiming expenses that were never incurred, exaggerating the cost of expenses, or submitting personal expenses as business expenses.

Employee expense fraud can cost businesses significant amounts of money and lead to legal and reputational damage.

Limited visibility into business spend

On top of this, traditional expense reporting offers limited visibility into employee spending and overall company spend, and makes it difficult for finance teams to control costs in real time. In addition, manual processes can lead to delays in processing and reimbursements, increasing the risk of errors, and frustrating employees. 

In addition, manual processes can lead to delays in processing and reimbursements, increasing the risk of errors, and frustrating employees.

Yet, manual expense submission and financial reports are still around: According to a survey from 2021, 47% of companies were still relying on traditional, manual processes for expense management, and 35% of companies were using a combination of manual and automated processes to manage their business expenses. 

So why do some companies prefer to stick to their old ways of doing things, instead of automating their expense management process?

How Yokoy enables automated expense reports

Yokoy’s AI-powered automation technology simplify this process, making it easier than ever for your finance team to manage expenses effectively. Here’s how it works:

1. Uploading receipts and documents

Start by uploading images of receipts or documents. It’s important to note that these documents can be in various formats, including PDFs. 

With Yokoy, you have the flexibility to submit single expenses by capturing receipts or consolidate multiple expenses for business trips through seamless integrations with corporate travel companies.

2. Reading the data efficiently

Yokoy takes the hassle out of data extraction. Our advanced AI algorithm effortlessly extracts relevant information from your receipts and documents. This includes critical details like payment dates, purchase types, expenditure amounts, service providers, VAT, and more.

3. AI-powered data interpretation

Our AI goes beyond data extraction. It comprehends the context and meaning behind the information it extracts. For example, it can distinguish between various items purchased and flag any expenses that don’t align with your company’s policies, such as alcoholic beverages.

4. Stringent data validation

In the validation phase, Yokoy’s AI rigorously checks expenses for compliance with your company’s configured regulations. 

For instance, it can automatically apply per diem rates for meals and lodging as specified by your company policy. It also identifies expenses that exceed allowed limits, either flagging them for review or denying them outright.

5. Customizable rules for compliance

Yokoy understands that each company has unique needs and policies. Our system allows you to customize rules, even when regulations vary between subsidiaries.

For example, if your company requires pre-approval for specific expenses like business-class flights or lavish client dinners, Yokoy can automatically flag these for approval.

6. Detecting policy breaches and fraud

In this phase, Yokoy’s software detects potential duplicates and evaluates data for fraud. If everything is in order, an expense report is generated automatically.

However, if anomalies are detected, such as expenses exceeding limits or non-compliant travel expenses, the system marks them as outliers for the approver’s review.

7. VAT recognition and automated reclaims

For expenses incurred abroad, Yokoy automates currency conversion, eliminating the need for manual calculations. Additionally, our AI identifies expenses eligible for VAT reclaims based on category and location, streamlining the tax reclaim process in an ever-changing global VAT landscape.

8. Assigning expenses to cost centers

Yokoy’s app employs machine learning to not only extract data but also match expenses precisely to the appropriate cost center based on spend categories. Whether it’s single expenses, mileage reimbursements, or travel expenses, Yokoy automates categorization and assignment, even considering time zone differences.

9. Automated allowance detection

Yokoy detects allowances automatically based on the expense country, sparing your finance team from manually tracking ever-evolving regulations and allowances. This ensures hassle-free validation of submitted expense reports.

In summary, Yokoy’s automated expense reporting solution is your key to achieving compliance with regulations, tax laws, and internal policies while minimizing the risk of fines, penalties, and reputational damage.

Prerequisites for moving to automated expense claims

Transitioning to automated expense reporting can significantly streamline your financial processes, enhance compliance, and improve overall efficiency. To make this transition seamless, here are the key prerequisites your finance team should consider:

• Clear objectives and goals: Before diving into automation, set clear objectives. Identify what you want to achieve through automated expense reporting, whether it’s reducing errors, improving compliance, or increasing efficiency.

• Data accessibility: Ensure that your financial data, including historical expense records, are readily accessible and well-organized. This data will serve as the foundation for configuring the automation system.

• Updated expense plicies: Review and update your expense policies to align with the automation system. Ensure that all employees are aware of these policies and understand how they relate to the automated process.

• Compatible software and systems: Ensure that your existing financial software and systems can seamlessly integrate with the chosen expense reporting automation solution. Compatibility is key to a smooth transition.

• Legal and regulatory compliance: Understand the legal and regulatory requirements related to expense reporting in your industry and region. Ensure that the automated system complies with these regulations.

• Stakeholder buy-in: Gain support and buy-in from key stakeholders, including the CFO, finance team, and IT department. Demonstrating the benefits of automation can inspire confidence in the transition.

• Change management plan: Develop a change management plan that outlines how the transition to automated expense reporting will occur. Communicate this plan to all relevant parties and address concerns proactively.

• Implementation timeline: Create a timeline for the implementation of automated expense reporting. Set milestones and deadlines to ensure a structured and efficient transition.

By addressing these prerequisites, your finance team can pave the way for a successful transition to automated expense reporting, leading to improved efficiency, compliance, and financial control.

Next steps

To sum it up, automated expense reporting can help organizations comply with local regulations, tax laws, and internal expense policies, reducing the risk of fines, penalties, and reputational damage.

By automating key aspects of the process, such as data entry, expense data validation, or expense categorization, finance teams can reduce the risk of errors and fraud, and can track employee expenses in real-time, which helps them identify potential issues early on and take corrective action.  

If you’d like to see what Yokoy can do for your company’s expense reporting process, you can book a demo here. 

Prozess der Speseneinreichung: Manueller vs. automatisierter Workflow

Zu lange war die manuelle Spesenabrechnung die unangefochtene Norm, aber heute lade ich Sie auf eine Reise ein, die die Grundlagen dieser uralten Praxis in Frage stellt.

Die manuelle Spesenabrechnung, die auf Papierspuren und dem Jonglieren mit Tabellenkalkulationen beruht, stellt seit langem einen Engpass in den Prozessen der Finanzabteilung dar. Die manuelle Kostenverfolgung und -übermittlung ist sehr ineffizient, fehleranfällig und lässt sich nicht skalieren.

Finanzexperten stehen an einem Scheideweg und suchen nach einer Lösung, die nicht nur Prozesse automatisieren und rationalisieren kann, sondern auch die detaillierte Kontrolle und Compliance bietet, die für die globalen Unternehmen von heute erforderlich sind.

Lassen Sie uns die Lösung in diesem Artikel untersuchen.

Manueller Spesenabrechnungsprozess

Bei der manuellen Spesenabrechnung handelt es sich um den traditionellen papierbasierten oder tabellenbasierten Ansatz. Finanzteams haben die Aufgabe, zahlreiche Belege und Spesenabrechnungen zu sammeln, zu prüfen und zu bearbeiten.

Hier ist eine Aufschlüsselung der klassischen Aufgaben, die mit jedem Schritt verbunden sind:

Schritt 1: Quittungsabholung

Im ersten Schritt der manuellen Spesenabrechnung sind die Finanzteams dafür verantwortlich, Quittungen und Rechnungen von den Mitarbeitern physisch einzusammeln. Dabei müssen Mitarbeiter Papierbelege oder digitale Kopien von Belegen per E-Mail oder über andere Kanäle einreichen. 

Das Sammeln von Belegen ist oft eine zeitaufwändige Aufgabe, da die Mitarbeiter ihre Spesendokumente sammeln und einreichen müssen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Belege buchhalterisch erfasst und korrekt eingeholt werden. Dies können Geschäftsreisekosten oder Quittungen für Waren oder Dienstleistungen sein.

Schritt 2: Überprüfung der Quittung

Nachdem die Belege gesammelt wurden, überprüfen Finanzexperten jeden Beleg manuell. Dieser Überprüfungsprozess umfasst die Überprüfung mehrerer Schlüsselelemente, einschließlich der Genauigkeit der Ausgaben, der Einhaltung der Ausgabenrichtlinien des Unternehmens und der ordnungsgemäßen Dokumentation.

Das Finanzteam muss sicherstellen, dass alle Ausgaben geschäftlichen Zwecken dienen, was beispielsweise bei Geschäftsreisekosten oder Ausgaben für Büromaterial schwierig sein kann. Die Überprüfung von Belegen kann subjektiv sein, da sie auf dem Urteilsvermögen des Finanzpersonals beruht, und nimmt oft viel Zeit in Anspruch, insbesondere in Fällen mit einem hohen Ausgabenvolumen.

Schritt 3: Dateneingabe

Sobald die Belege überprüft wurden, ist die nächste manuelle Aufgabe die Dateneingabe. In diesem Schritt gibt das Finanzteam die Informationen aus den Belegen in eine Spesenabrechnungsvorlage, eine Spesenabrechnungssoftware oder eine Buchhaltungssoftware ein.

Die Dateneingabe umfasst die Eingabe von Details wie der Art der Ausgabe, dem Ausgabebetrag, dem Datum, der Ausgabenkategorie und etwaigen zusätzlichen Notizen oder Kommentaren.

Wie Sie sich vorstellen können, ist die manuelle Ausgabenverfolgung sehr anfällig für menschliches Versagen, was zu Unstimmigkeiten und finanziellen Ungenauigkeiten führen kann. Darüber hinaus können im Falle von Auslagen leicht Verstöße gegen die Richtlinien durchschlüpfen und im Rahmen des Kostenerstattungsprozesses genehmigt werden.

Schritt 4: Einreichung der Spesenabrechnung

Im nächsten Schritt reichen die Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen zusammen mit den dazugehörigen Belegen in diesem Schritt ein. In der Regel füllen sie Spesenabrechnungsformulare entweder digital oder auf Papier aus und geben dabei die einzelnen Ausgabenposten, ihren Zweck und den Gesamtbetrag an.

Auch Transaktionsdaten aus Kreditkartenabrechnungen müssen hochgeladen werden. Wenn Mitarbeiter herkömmliche Firmenkarten verwenden, kann sich dieser Vorgang verzögern, da sie möglicherweise auf die Abrechnungen zum Monatsende warten müssen.

Der Einreichungsprozess kann variieren, erfolgt jedoch häufig per E-Mail, persönlicher Übergabe oder durch Hochladen digitaler Kopien in ein bestimmtes System. Verzögerungen bei der Einreichung können die Gesamteffizienz des Spesenabrechnungsprozesses beeinträchtigen.

Schritt 5: Genehmigungsworkflow

Expense claims that have been submitted then go through an approval workflow. Finance professionals route these claims to the relevant approvers, who may include managers, department heads, or supervisors. 

The approval process can involve manual steps, such as forwarding emails or physically passing documents for signatures. It is often characterized by a lack of real-time visibility into the status of claims, leading to potential bottlenecks.

Schritt 6: Mitarbeitererstattung

Sobald die Spesenabrechnungen genehmigt wurden, fahren die Finanzteams mit dem Erstattungsprozess fort. In diesem Schritt wird der erstattungsfähige Gesamtbetrag für jeden Mitarbeiter berechnet und anschließend ausgezahlt.

Rückerstattungen können auf verschiedene Arten erfolgen, darunter Schecks, Bargeld oder Banküberweisungen. Der manuelle Charakter dieses Prozesses kann zu Verzögerungen bei der Rückerstattung der Mitarbeiter und einem erhöhten Verwaltungsaufwand führen.

Häufige Herausforderungen bei einem herkömmlichen Kostenverfolgungs- und Berichterstattungsprozess

Eine der größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Ausgaben besteht darin, sicherzustellen, dass alle Daten genau verfolgt und gemeldet werden und dass Fehler rechtzeitig erkannt werden.

Herkömmliche Methoden der Spesenabrechnung, die auf manueller Dateneingabe basieren, sind fehleranfällig und verschwenderisch, insbesondere wenn viel Papierkram anfällt. Darüber hinaus sind sie zeitaufwändig und ineffizient: Die Bearbeitung einer einzelnen Spesenabrechnung dauert 20 Minuten und kostet Unternehmen durchschnittlich 20 bis 58 US-Dollar pro Abrechnung. 

Dazu gehört die Zeit, die die Mitarbeiter für das Ausfüllen des Berichts, die Manager für die Prüfung und Genehmigung des Berichts und die Verwaltungsmitarbeiter für die Bearbeitung der Erstattung aufwenden. Zu den Kosten können Ausgaben wie das Drucken und Versenden von Papierbelegen, die manuelle Dateneingabe und potenzielle Fehler gehören, die zu Überzahlungen oder Strafen bei Nichteinhaltung führen können.

Der zeitaufwändige Charakter dieser Schritte ist jedoch nicht die einzige Herausforderung für Finanzteams, die Ausgaben manuell verarbeiten müssen.

Ineffizienter, frustrierender Prozess

Die herkömmliche Spesenabwicklung ist sowohl für Einreicher als auch für Genehmiger ineffizient und frustrierend: Mitarbeiter müssen Papierbelege einreichen und ihre Reisekosten in Tabellenkalkulationen nachverfolgen, während Manager sicherstellen müssen, dass die übermittelten Berichte keine Fehler und keine betrügerischen oder unvollständigen Daten enthalten.

Mit der Zunahme der Fernarbeit werden herkömmliche Methoden zur Spesenabrechnung, die die persönliche Einreichung und Genehmigung von Quittungen erfordern, äußerst unpraktisch.

Kontextwechsel führen zu Unzufriedenheit der Mitarbeiter

Selbst wenn eine Mischung aus manuellen und automatisierten Schritten verwendet wird, ist die herkömmliche Spesenabrechnung immer noch umständlich, insbesondere wenn die digitale Landschaft des Unternehmens nicht ordnungsgemäß optimiert ist. 

Genehmiger müssen zwischen mehreren Tools wechseln, um die richtigen Ausgabenkategorien, die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien des Unternehmens, was mit eigenem Geld im Vergleich zu Firmenkarten bezahlt wurde, welche Steuerabzüge auf die eingereichten Mitarbeiterausgaben angewendet werden können usw. zu überprüfen.

Dieser ständige Kontextwechsel ist eine der Hauptursachen für die Unzufriedenheit der Mitarbeiter in der Finanzabteilung.

Die Durchsetzung von Spesenrichtlinien ist eine Herausforderung

Wenn Unternehmen auf manuelle Prozesse angewiesen sind, kann die Durchsetzung von Ausgabenrichtlinien eine Herausforderung darstellen, was zu Inkonsistenzen bei den Ausgaben und möglichen Verstößen führt. 

Ohne klare Richtlinien und automatisierte Durchsetzungsmechanismen können Mitarbeiter nicht autorisierte Einkäufe tätigen oder ungenaue Spesenabrechnungen einreichen, wodurch das Unternehmen dem Risiko einer Nichteinhaltung ausgesetzt ist.

Erhöhtes Risiko betrügerischer Aktivitäten

Eine weitere Compliance-Herausforderung bei der manuellen Spesenabrechnung ist das Potenzial für betrügerische Aktivitäten.

Manuelle Prozesse erleichtern es Mitarbeitern, falsche oder überhöhte Ausgaben einzureichen, z. B. die Geltendmachung von Ausgaben, die nie angefallen sind, die Übertreibung der Ausgabenkosten oder die Angabe persönlicher Ausgaben als Geschäftsausgaben.

Betrug mit Mitarbeiterspesen kann Unternehmen erhebliche Geldbeträge kosten und zu Rechts- und Reputationsschäden führen.

Eingeschränkte Transparenz der Geschäftsausgaben

Darüber hinaus bietet die herkömmliche Spesenabrechnung nur begrenzte Einblicke in die Mitarbeiterausgaben und die Gesamtausgaben des Unternehmens und erschwert es den Finanzteams, die Kosten in Echtzeit zu kontrollieren. Darüber hinaus können manuelle Prozesse zu Verzögerungen bei der Bearbeitung und Erstattung führen, was das Fehlerrisiko erhöht und die Mitarbeiter frustriert.

Darüber hinaus können manuelle Prozesse zu Verzögerungen bei der Bearbeitung und Erstattung führen, was das Fehlerrisiko erhöht und die Mitarbeiter frustriert.

Dennoch gibt es immer noch manuelle Speseneinreichungen und Finanzberichte: Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2021 verließen sich 47 % der Unternehmen immer noch auf traditionelle, manuelle Prozesse für die Spesenverwaltung, und 35 % der Unternehmen nutzten dazu eine Kombination aus manuellen und automatisierten Prozessen ihre Geschäftsausgaben verwalten.

Warum bleiben manche Unternehmen lieber bei ihren alten Vorgehensweisen, anstatt ihren Kostenverwaltungsprozess zu automatisieren?

Wie Yokoy automatisierte Spesenabrechnungen ermöglicht

Die KI-gestützte Automatisierungstechnologie von Yokoy vereinfacht diesen Prozess und macht es für Ihr Finanzteam einfacher denn je, Ausgaben effektiv zu verwalten. So funktioniert das:

1. Hochladen von Belegen und Dokumenten

Laden Sie zunächst Bilder von Quittungen oder Dokumenten hoch. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Dokumente in verschiedenen Formaten vorliegen können, einschließlich PDFs.

Mit Yokoy haben Sie die Flexibilität, einzelne Ausgaben durch die Erfassung von Belegen einzureichen oder mehrere Ausgaben für Geschäftsreisen durch nahtlose Integrationen mit Geschäftsreiseunternehmen zu konsolidieren.

2. Effizientes Lesen der Daten

Yokoy macht die Datenextraktion zum Kinderspiel. Unser fortschrittlicher KI-Algorithmus extrahiert mühelos relevante Informationen aus Ihren Belegen und Dokumenten. Dazu gehören wichtige Details wie Zahlungstermine, Kaufarten, Ausgabenbeträge, Dienstleister, Mehrwertsteuer und mehr.

3. KI-gestützte Dateninterpretation

Unsere KI geht über die Datenextraktion hinaus. Es versteht den Kontext und die Bedeutung der extrahierten Informationen. Es kann beispielsweise zwischen verschiedenen gekauften Artikeln unterscheiden und alle Ausgaben kennzeichnen, die nicht mit den Richtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmen, wie z. B. alkoholische Getränke.

4. Strenge Datenvalidierung

In der Validierungsphase überprüft die KI von Yokoy die Ausgaben sorgfältig auf Übereinstimmung mit den konfigurierten Vorschriften Ihres Unternehmens.

Es kann beispielsweise automatisch Tagessätze für Verpflegung und Unterkunft anwenden, die in Ihren Unternehmensrichtlinien festgelegt sind. Es identifiziert auch Ausgaben, die zulässige Grenzen überschreiten, und meldet sie entweder zur Überprüfung oder lehnt sie gänzlich ab.

5. Anpassbare Regeln für die Einhaltung

Yokoy ist sich bewusst, dass jedes Unternehmen einzigartige Bedürfnisse und Richtlinien hat. Mit unserem System können Sie Regeln individuell anpassen, auch wenn die Vorschriften zwischen den Tochtergesellschaften variieren.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine Vorabgenehmigung für bestimmte Ausgaben wie Business-Class-Flüge oder üppige Kundenessen benötigt, kann Yokoy diese automatisch zur Genehmigung markieren.

6. Erkennung von Richtlinienverstößen und Betrug

In dieser Phase erkennt die Software von Yokoy potenzielle Duplikate und wertet die Daten auf Betrug aus. Wenn alles in Ordnung ist, wird automatisch eine Spesenabrechnung erstellt. 

Wenn jedoch Auffälligkeiten festgestellt werden, wie z. B. Ausgabenüberschreitungen oder nicht konforme Reisekosten, markiert das System diese als Ausreißer für die Überprüfung durch den Genehmiger.

7. Mehrwertsteuererkennung und automatisierte Rückerstattungen

Für im Ausland anfallende Ausgaben automatisiert Yokoy die Währungsumrechnung, sodass keine manuellen Berechnungen erforderlich sind. Darüber hinaus identifiziert unsere KI Ausgaben, die für eine Mehrwertsteuerrückerstattung in Frage kommen, basierend auf Kategorie und Standort, und rationalisiert so den Steuerrückforderungsprozess in einer sich ständig verändernden globalen Mehrwertsteuerlandschaft.

8. Ausgaben den Kostenstellen zuordnen

Die App von Yokoy nutzt maschinelles Lernen, um nicht nur Daten zu extrahieren, sondern auch Ausgaben anhand der Ausgabenkategorien genau der entsprechenden Kostenstelle zuzuordnen. Ob Einzelausgaben, Kilometererstattungen oder Reisekosten – Yokoy automatisiert die Kategorisierung und Zuordnung, auch unter Berücksichtigung von Zeitzonenunterschieden.

9. Automatisierte Zuschusserkennung

Yokoy erkennt Vergütungen automatisch anhand des Ausgabenlandes und erspart Ihrem Finanzteam die manuelle Verfolgung sich ständig weiterentwickelnder Vorschriften und Vergütungen. Dies gewährleistet eine problemlose Validierung der eingereichten Spesenabrechnungen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die automatisierte Spesenabrechnungslösung von Yokoy Ihr Schlüssel zur Einhaltung von Vorschriften, Steuergesetzen und internen Richtlinien ist und gleichzeitig das Risiko von Bußgeldern, Strafen und Reputationsschäden minimiert.

Voraussetzungen für die Umstellung auf automatisierte Spesenabrechnungen

Der Übergang zur automatisierten Spesenabrechnung kann Ihre Finanzprozesse erheblich rationalisieren, die Compliance verbessern und die Gesamteffizienz verbessern. Um diesen Übergang reibungslos zu gestalten, sind hier die wichtigsten Voraussetzungen, die Ihr Finanzteam berücksichtigen sollte:

• Klare Ziele und Ziele: Bevor Sie in die Automatisierung eintauchen, legen Sie klare Ziele fest. Identifizieren Sie, was Sie durch die automatisierte Spesenabrechnung erreichen möchten, sei es die Reduzierung von Fehlern, die Verbesserung der Compliance oder die Steigerung der Effizienz.

• Datenzugänglichkeit: Stellen Sie sicher, dass Ihre Finanzdaten, einschließlich historischer Spesenaufzeichnungen, leicht zugänglich und gut organisiert sind. Diese Daten dienen als Grundlage für die Konfiguration des Automatisierungssystems.

• Aktualisierte Spesenrichtlinien: Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Spesenrichtlinien, um sie an das Automatisierungssystem anzupassen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter diese Richtlinien kennen und verstehen, wie sie sich auf den automatisierten Prozess auswirken.

• Kompatible Software und Systeme: Stellen Sie sicher, dass sich Ihre vorhandene Finanzsoftware und -systeme nahtlos in die gewählte Automatisierungslösung für die Spesenabrechnung integrieren lässt. Kompatibilität ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Übergang.

• Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften: Verstehen Sie die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Spesenabrechnung in Ihrer Branche und Region. Stellen Sie sicher, dass das automatisierte System diesen Vorschriften entspricht.

• Zustimmung der Stakeholder: Erhalten Sie Unterstützung und Zustimmung von wichtigen Stakeholdern, einschließlich des CFO, des Finanzteams und der IT-Abteilung. Das Aufzeigen der Vorteile der Automatisierung kann Vertrauen in den Übergang schaffen.

• Change-Management-Plan: Entwickeln Sie einen Change-Management-Plan, der beschreibt, wie der Übergang zur automatisierten Spesenabrechnung erfolgen soll. Kommunizieren Sie diesen Plan allen relevanten Parteien und gehen Sie proaktiv auf Bedenken ein.

• Zeitplan für die Implementierung: Erstellen Sie einen Zeitplan für die Implementierung der automatisierten Spesenabrechnung. Legen Sie Meilensteine und Fristen fest, um einen strukturierten und effizienten Übergang sicherzustellen.

Durch die Erfüllung dieser Voraussetzungen kann Ihr Finanzteam den Weg für einen erfolgreichen Übergang zur automatisierten Spesenabrechnung ebnen, was zu einer verbesserten Effizienz, Compliance und Finanzkontrolle führt.

Nächste Schritte

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die automatisierte Spesenabrechnung Unternehmen dabei helfen kann, lokale Vorschriften, Steuergesetze und interne Spesenrichtlinien einzuhalten und so das Risiko von Bußgeldern, Strafen und Reputationsschäden zu reduzieren.

Durch die Automatisierung wichtiger Aspekte des Prozesses, wie Dateneingabe, Spesendatenvalidierung oder Spesenkategorisierung, können Finanzteams das Risiko von Fehlern und Betrug reduzieren und die Ausgaben der Mitarbeiter in Echtzeit verfolgen, was ihnen hilft, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und korrigierende Maßnahmen ergreifen.

Wenn Sie sehen möchten, was Yokoy für den Spesenabrechnungsprozess Ihres Unternehmens tun kann, können Sie eine Demo buchen.