Das Analytische Schätzen ist eine Methode zur Ermittlung quantitativer Daten anhand von Erfahrungen oder durch Vergleich mit bekannten Daten. Die Genauigkeit von Schätzdaten ist bei sachgerechter Erhebung in der Regel erheblich größer, als der Begriff "Schätzen" zunächst assoziiert. Denn die Methode des "Schätzens" ist nicht dem "Raten" gleichzusetzen.

Als unterstützende Methoden zur Prognose zwecks Personalressourcensteuerung und Personalbedarfsplanung wird das entsprechende Kapitel empfohlen.

Für das Analytische Schätzen im Sinne des Organisationshandbuches heißt das:

Es handelt sich um ein Analytisches Schätzen, wenn

• eine sachlich sinnvolle, nachvollziehbare Gliederung der Aufgaben (in Teil- oder Unteraufgaben) bzw. Prozessschritte als Grundlage dient (vgl. auch Aufgabengliederung sowie Modul „Prozesse“)
• die Aufgaben bzw. Prozessschritte klar / eindeutig voneinander abgegrenzt sind
• Fachaufgaben bzw. Prozessschritte / Tätigkeiten eindeutig von Verteilzeiten abgegrenzt sind
• die Schätzung systematisch durch die Aufgabenträger bzw. Aufgabenträgerinnen auf einer logischen und sinnvollen Gliederungstiefe (Teil- oder Unteraufgabe) erfolgt
• die Begleitung durch eine Organisatorin bzw. einen Organisator gegeben ist
• sinnvolle Zeitintervalle geschätzt werden (keine Durchlaufzeiten!)
• Tätigkeiten bzw. Aufgaben in geeigneten Zeiteinheiten (grundsätzlich in Minuten) geschätzt werden

Im Gegenzug handelt es sich in der Regel nicht um Analytisches Schätzen, wenn:

• nur auf Basis eines groben Aufgaben- oder Prozesskatalogs geschätzt wird, obwohl weitere sinnvolle Untergliederungen möglich sind
• ohne methodische Begleitung durch einen Organisator bzw. eine Organisatorin geschätzt wird
• pauschale Aussagen und/oder Aussagen vom "Bauchgefühl" einfließen
• nur eine Bearbeitungszeit pro Gesamtprozess geschätzt wird (summarisches Schätzen)
• lediglich vorhandene Vollzeitäquivalente (VZÄ) auf die Aufgaben verteilt werden (z. B. 0,5 VZÄ entfallen auf Aufgabe 1.2, 0,75 VZÄ auf Aufgabe 1.3 und 1,1 VZÄ auf Aufgabe 1.4)

Das Analytische Schätzen eignet sich besonders,

• wenn die zu erhebenden Aufgaben an einem Arbeitsplatz oder mehreren Arbeitsplätzen nicht (durchgängig) quantifizierbar sind.
• im zur Verfügung stehenden Betrachtungszeitraum ein repräsentativer Zeitraum für eine Datenerhebung nicht gefunden werden kann.

Beim Schätzen greifen die Befragten (Expertinnen bzw. Experten der Aufgabe) auf Erfahrungswerte aus der Aufgabenerledigung der Vergangenheit zurück. Die Qualität der Schätzergebnisse ist dann besonders hoch, wenn die Zeiten fall- bzw. prozessbezogen geschätzt werden. Hierzu wird im Vorfeld der Datenerhebung die Aufgabe untergliedert (Aufgabengliederung) bzw. der Ablauf in kleine, überschaubare Teilprozesse oder Arbeitsschritte zerlegt (Prozessgliederung). Durch die Untergliederung in Teil- und Unteraufgaben/Arbeitsschritte wird das Schätzen erleichtert, da kleine Einheiten einfacher zu schätzen sind als ganze Aufgabenblöcke. Außerdem relativiert sich der Schätzfehler (Schätzwert zu hoch oder zu niedrig), wenn viele klar abgegrenzte Tätigkeiten mit Zeiten belegt werden, da ein Teil der Tätigkeiten in ihrer Bearbeitungszeit zu hoch, andere dagegen zu niedrig geschätzt werden. So können Gesamtschätzfehler reduziert werden. Eine Reduzierung von Schätzfehlern wird ebenfalls erreicht, wenn mehrere Beschäftigte, die die Aufgabe ausführen (Mengenteilung), für den gleichen Sachverhalt Zeit- und Mengenschätzungen vornehmen. Eine verbindliche Regel, wie groß Arbeitsschritte/Teilaufgaben sein müssen, damit Schätzfehler vermieden oder gering gehalten werden, gibt es nicht. In der Praxis (und vom BRH [60] empfohlen) haben sich bis zu 60 Min Bearbeitungszeit für eine klar abgegrenzte Aufgabe/Teilaufgabe als sinnvoll gezeigt. Darüber hinausgehende geschätzte Bearbeitungszeiten können in Einzelfällen vorkommen, sollten jedoch ausreichend begründet und entsprechend dokumentiert werden. In diesen Fällen ist besonders zu prüfen, ob die geschätzten Bearbeitungszeiten wirklich reine Grundzeiten und somit frei von Verteilzeiten sind. Der oder die Befragte sollte in jedem Fall über den zu betrachtenden Arbeitsschritt eine möglichst genaue Zeitvorstellung entwickeln können.

Die geschätzten Bearbeitungszeiten der Teilaufgaben werden gemäß ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit gewichtet (Vorkommenshäufigkeiten, bzw. Entscheidungsrauten bei Prozessdarstellungen) und ergeben die mittlere Bearbeitungszeit für die Gesamtaufgabe.

Das Analytische Schätzen kann eigenständig oder ergänzend zu anderen Erhebungstechniken eingesetzt werden.

2.4.3.11.3.1 Einsatzbereiche / Anwendungsgebiete des Analytischen Schätzens

Das Analytische Schätzen ist besonders geeignet für die Datenerhebung bei Aufgaben, die eines oder mehrere der folgenden Kriterien erfüllen (vgl. auch Kriterienmatrix zur Methodenauswahl):

Weiterhin findet das Analytische Schätzen Anwendung, wenn

Mit dem Analytischen Schätzen können folgende quantitative Daten erhoben werden:

• Bearbeitungszeiten (Transport-, Liege- und Wartezeiten sowie Verteilzeiten finden hier keine Berücksichtigung),
• Transport- und Liegezeiten,
• Fallzahlen (nur in Ausnahmefällen),
• Häufigkeiten von Ablaufvarianten oder Prozessschritten und
• Zeitanteile (z. B. zeitlicher Anteil einer Teilaufgabe an der Gesamtaufgabe, Zeitanteil bezogen auf die verfügbare Gesamtarbeitszeit)

Anwendungsfälle und Anwendungsbeispiele:

• Rückschau konzeptioneller Aufgaben[61] in Fachreferaten (unterstützt durch Kalender, Output usw.)
• Übernahme neuer Aufgaben, für die auf Ebene der Tätigkeit Erfahrungswerte bestehen, die übernommen werden können oder sich aus dem Gesetz / der Verordnung / Richtlinie ableiten lassen.
• Erstaufstellung für Stellenanmeldung bei Kurzfristigkeit, weil rechtliche Grundlagen sehr spät vorliegen.

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2.4.3.11.3.2 Methodenbeschreibung

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1. Vorbereitung

1a. Erstellen einer Aufgabengliederung oder einer Prozessgliederung

Voraussetzung für die Durchführung des Analytischen Schätzens ist eine aktuelle und umfassende Aufgabengliederung oder Prozessgliederung , die alle relevanten Aufgaben bzw. Prozesse des Untersuchungsbereichs systematisch und vollständig wiedergibt. Diese Aufgaben-gliederung/Prozessgliederung wird mit dem Betrachtungsbereich gemeinsam erarbeitet und abgestimmt. Da die Aufgabengliederung/Prozessgliederung als Grundlage für die Schätzung der Bearbeitungszeiten und ggf. Fallzahlen dient, sollte sie so detailliert sein, dass sie den Beschäftigten eine realistische Schätzung des Zeitbedarfs, der Vorkommenshäufigkeit einzelner Teilaufgaben oder Tätigkeiten und Fallzahlen (Mengen) ermöglicht.

1b. Festlegen des Vorgehens

Abhängig von der Zielsetzung der Erhebung wird ein aufgaben-, arbeitsplatz- oder prozessbezogenes Vorgehen gewählt. Bei der aufgaben- bzw. prozessbezogenen Vorgehensweise werden alle an der Erledigung einer Aufgabe Beteiligten in das Schätzverfahren einbezogen und so der Personalbedarf für die gesamte Aufgabe / den gesamten Prozess erhoben. Das Vorgehen ist methodisch durch Organisatorinnen oder Organisatoren zu begleiten.

Abhängig von der Zielsetzung wird die entsprechende Methode der Einzelzeitenschätzung ausgewählt:

1c. Erstellen einer elektronischen Erhebungstabelle

Zur Vorbereitung der Zeit- und/oder Mengenerhebung wird die Aufgaben- oder Prozessgliederung in ein Erhebungsformular übertragen. Dieses kann zur Vorbereitung und Vereinfachung der späteren Personalbedarfsermittlung als Formular in einer Tabellenkalkulation mit Formeln für die untersuchungsrelevanten Aufgabenebenen hinterlegt werden.[62]

Auch die Erhebungstabellen sollten den Kriterien der Fortschreibungsfähigkeit (vgl. Abschnitt zur Fortschreibung einer PBE und Dokumentation) entsprechen.

1d. Festlegen des Personenkreises für die IST-Schätzung

Bei der Auswahl der zu Befragenden ist zu beachten, dass anhand der Fluktuation im Betrachtungsbereich ein ausgewogenes Verhältnis zwischen erfahrenen und weniger erfahrenen Beschäftigten sichergestellt wird, um kein verzerrtes Bild zu generieren. Generell lässt sich jedoch festhalten, dass die Schätzungen umso verlässlicher sind, je größer das Wissen und die Erfahrung über das vorliegende Arbeitsverfahren, die Arbeitsmethode und die Einflussgrößen sind. Es sollten außerdem nur Personen schätzen, die tatsächlich mit der Erledigung der Aufgabe betraut sind und diese auch ausführen und nicht deren vorgesetzte Führungskräfte oder gar das Untersuchungsteam.

Hinweis: Die Beschäftigten, die mit der Erledigung der Aufgabe betraut sind, haben einen tieferen Einblick in die tägliche (operative) Bearbeitung als die Führungskräfte, die die Aufgaben strategisch betrachten und den Gesamtüberblick haben. Die Führungskräfte sollten im Anschluss an die Erhebung im Rahmen der Qualitätssicherung, der Aufgabenkritik und zur Diskussion von Optimierungspotenzialen eingebunden werden.

Hinweis für die Schätzung / Prognose neuer Aufgaben: Die Erläuterungen dazu sind im Abschnitt Prognosemethoden zu finden.

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2. Durchführung

Grundsätzlich wird beim Analytischen Schätzen ein repräsentativer Betrachtungszeitraum berücksichtigt (in der Regel ein Jahr).

Bei geschätzten Bearbeitungszeiten und Fallzahlen sind die Angaben einer Plausibilitätsprüfung zu unterziehen (beispielsweise durch stichprobenartige Erhebungen oder Aktenauswertungen, durch Heranziehen von Vergleichswerten). Die geschätzten Zeit- und Mengenangaben werden multipliziert, auf den Betrachtungszeitraum (meist ein Jahr) hochgerechnet und als Jahresarbeitsminutenwert bei jeder Teilaufgabe ausgewiesen.

Das Analytische Schätzen wird mit Hilfe der oben genannten Methoden durchgeführt. Auf Basis des vorbereiteten Erhebungsbogens wird für jede Teilaufgabe oder jede Tätigkeit die jeweilige Bearbeitungszeit geschätzt. Die Schätzungen werden dabei beginnend bei der tiefsten Gliederungsebene der Teilaufgaben vorgenommen. Durch Summierung der geschätzten und gewichteten Werte ergeben sich die Bearbeitungszeiten der darüber liegenden Gliederungsebenen bis hin zu den Hauptaufgaben (Bottom-up-Schätzung). Zusätzlich zu den Zeit- und Mengendaten werden weitere relevante Detailinformationen erfragt und im Erhebungsbogen dokumentiert, beispielsweise Fallvarianten und deren Vorkommenshäufigkeiten (Vorkommenshäufigkeit einzelner Arbeitsschritte in Relation zur Teil- oder Gesamtaufgabe). Die Vorkommenshäufigkeit ist relevant für die Berechnung der mittleren Bearbeitungszeit, wenn einzelne Arbeitsschritte, zum Beispiel klärende Rückfragen, nicht mit der gleichen Häufigkeit anfallen wie die Gesamtaufgabe.

Beispiele für Schätzbereiche und Schätzangaben:

Schätzbereich	Beispiele Schätzangabe	Hinweise
Arbeitsmengen Vorkommenshäufigkeiten	zwei Anträge täglich eine Besprechung monatlich vier Anrufe wöchentlich jährliche Abschluss-rechnung 14-tägige Besprechungen in 30 % der Fälle, in denen die Aufgabe X anfällt, fällt auch die Teilaufgabe Y an	Bei arbeitsplatzbezogener Betrachtung: Es werden nur die Vorkommenshäufigkeiten berücksichtigt, die innerhalb der Nettoarbeitszeit der Arbeitsplatzinhaberin bzw. des Arbeitsplatzinhabers tatsächlich anfallen (= die Zeit, die nach Abzug von Wochenenden, Feiertagen, pauschalen Abzügen für berechtigte Abwesenheiten wie Krankheit, Urlaub etc. tatsächlich für die Aufgabenerledigung verbleibt = Jahresarbeitszeit einer Normalarbeitskraft Bei aufgabenbezogener Betrachtung: Bei der Ist-Erhebung werden alle Vorkommenshäufigkeiten unabhängig vom Arbeitsplatz erhoben und fließen in den Gesamtpersonalbedarf für die Aufgabenerledigung ein. Rückstände können auch geschätzt werden, um einen temporären Personalmehrbedarf auszuweisen (keine Begründung eines dauerhaften Personalmehrbedarfs für stellenbegründende Unterlagen). Das können beispielsweise vollständig unerledigte Aufgaben/Prozesse sein, die sonst vollständig aus der Erhebung fallen würden. Sie sind ebenfalls zu erfassen, wenn sie derzeit nicht wahrgenommen und daher nicht geschätzt werden, aber dennoch vorgeschrieben und notwendig sind (z. B. Beratung).
Bearbeitungszeiten	15 Minuten 10 bis 20 Minuten einfacher Fall: 10 Minuten Normalfall: 15 Minuten Schwieriger Fall: 20 Minuten	Schätzwerte können konkret als Festwerte, als Intervallwerte oder gewichtete Werte (z. B. PERT-Methode) angegeben werden.

_{Tabelle 10: Beispiele für Schätzbereiche und Schätzangaben}

Eine Plausibilisierung einzelner Schätzdaten (vgl. Abschnitt Plausibilisierung) kann über die Umrechnung in andere Zeitdimensionen (von Prozent beispielsweise in konkrete Minuten) oder den Vergleich im Bezug zu Fallzahlen erfolgen (Zeitreihenvergleich der in den Vorjahren nachgewiesenen Mengen).

2a. Einzelzeitenschätzung per Interview (PERT oder Zeitklassen)

Die Zeiten können je Aufgabe mit einzelnen Aufgabenträgern bzw. Aufgabenträgerinnen im Interview geschätzt werden. Der Organisator bzw. die Organisatorin geht die einzelnen Aufgaben mit Teil- und Unteraufgaben bzw. Prozessschritten mit den Aufgabenträgern und Aufgabenträgerinnen durch und lässt die Bearbeitungszeiten einzeln schätzen. Hierzu bedient er bzw. sie sich des Interviews. Unterstützung können hierbei die PERT-Methode oder das Zeitklassenschätzen bieten.

Einsatzbereiche:

• Kurzfristige organisatorische Lösungen notwendig
• Aufwands- und Zeitgründe
• Bezogen auf die Aufgabenträger und Aufgabenträgerinnen

Vorteile:

• geringer Erhebungsaufwand
• Nutzung von Erfahrungswerten
• hohe Akzeptanz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• kurze Erhebungsdauer

Stolperfallen / Risiken:

• Abhängig von der Qualität der Aufgabengliederung bzw. der Genauigkeit der Schätzungen besteht eine gewisse Gefährdung der Manipulation bzw. der Fehleinschätzung
• "Wunsch-Schätzwerte" – nicht die tatsächliche Bearbeitungszeit, sondern die gewünschte Bearbeitungszeit wird geschätzt (wenn keine Plausibilisierungsfragen gestellt werden)
• mangelnde Unterscheidung zwischen reiner Bearbeitungszeit und Durchlaufzeit führt zu ungenügender Abgrenzung der Daten
• Es wird nicht von der Aufgabe ausgehend geschätzt, sondern vom Arbeitsplatzinhaber bzw. von der Arbeitsplatzinhaberin.

2b. Einzelzeitenschätzung per Workshop (PERT, Schätzklausur oder Zeitklassen)

Die Zeiten können je Aufgabe mit mehreren Beschäftigten, die die gleichen Aufgaben wahrnehmen, im Workshop geschätzt werden. Der Organisator bzw. die Organisatorin geht die einzelnen Aufgaben mit Teil- und Unteraufgaben mit den Aufgabenträgern und Aufgabenträgerinnen durch und lässt die Bearbeitungszeiten einzeln schätzen. Hierzu bedient er bzw. sie sich des Workshops. Unterstützung können hierbei die PERT-Methode, die Schätzklausur oder das Zeitklassenschätzen bieten.

Einsatzbereiche:

• kurzfristige organisatorische Lösungen notwendig
• Aufwands- und Zeitgründe
• bezogen auf mehrere Aufgabenträgerinnen und Aufgabenträger, die gleiche Aufgaben wahrnehmen

Vorteile:

• geringer Erhebungsaufwand, abhängig von der Anzahl der Teilnehmenden und vom Umfang des Aufgabenkatalogs
• Nutzung von Erfahrungswerten
• fachlicher Austausch möglich
• hohe Akzeptanz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• kurze Erhebungsdauer
• Annäherung an die mittlere Bearbeitungszeit mittels Schätzung mehrerer Aufgabenträgerinnen und Aufgabenträger

Stolperfallen/Risiken:

• Abhängig von der Qualität der Aufgabengliederung bzw. der Genauigkeit der Schätzungen besteht eine gewisse Gefährdung der Manipulation bzw. der Fehleinschätzung.
• "Wunsch-Schätzwerte" - nicht die tatsächliche Bearbeitungszeit, sondern die gewünschte Bearbeitungszeit wird geschätzt (wenn keine Plausibilisierungsfragen gestellt werden).
• Aufgrund der Gruppensituation entsteht psychischer Druck, was Auswirkungen auf die Qualität der Schätzungen haben kann.
• Mangelnde Unterscheidung zwischen reiner Bearbeitungszeit und Durchlaufzeit führt zu ungenügender Abgrenzung der Daten.

2c. Einzelzeitenschätzung anhand eines elektronischen Mediums (mit methodischer Begleitung)

Die Zeiten können je Aufgabe durch mehrere Beschäftigte orts- und zeitunabhängig, mittels eines elektronischen Mediums (= elektronische Unterstützung, z. B. in Form einer Excel-Tabelle, Datenbank oder in Form anderer elektronischer Tools) geschätzt werden. Die Beschäftigten gehen die einzelnen Aufgaben mit Teil- und Unteraufgaben in einem elektronischen „Formular“ durch und schätzen die Bearbeitungszeiten. Unabdingbar sind eine vorherige methodische Einweisung und eine Begleitung durch geschulte Organisatorinnen und Organisatoren. Besonders wichtig ist eine klare, eindeutige Aufgabengliederung, die mit den Aufgabenträgern und Aufgabenträgerinnen abgegrenzt ist.

Einsatzbereiche:

• Kurzfristige organisatorische Lösungen notwendig
• Aufwands- und Zeitgründe
• Bezogen auf mehrere Aufgabenträger bzw. Aufgabenträgerinnen, die gleiche Aufgaben wahrnehmen

Vorteile:

• mittlerer Erhebungsaufwand
• Nutzung von Erfahrungswerten
• Orts- und zeitunabhängig (z. B. für Bereiche mit vielen Telearbeitenden, mobil Arbeitenden etc. gut geeignet)
• Hohe Akzeptanz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• Kurze Erhebungsdauer
• Annäherung an die mittlere Bearbeitungszeit mittels Schätzung mehrerer Aufgabenträger bzw. Aufgabenträgerinnen

Stolperfallen / Risiken:

• Abhängig von der Qualität der Aufgabengliederung bzw. der Genauigkeit der Schätzungen besteht eine gewisse Gefährdung der Manipulation
• "Wunsch-Schätzwerte" - nicht die tatsächliche Bearbeitungszeit, sondern die gewünschte Bearbeitungszeit wird geschätzt (wenn keine Plausibilisierungsfragen gestellt werden)
• mangelnde Unterscheidung zwischen reiner Bearbeitungszeit und Durchlaufzeit führt zu ungenügender Abgrenzung der Daten
• Druck der Vorgesetzten, die Schätzbögen vorab zu sehen
• Manipulation durch Ausfüllen der Bögen durch andere Beschäftigte
• Es wird nicht von der Aufgabe ausgehend geschätzt, sondern vom Arbeitsplatzinhaber bzw. von der Arbeitsplatzinhaberin.

Im folgenden Abschnitt werden die möglichen Methoden zur Durchführung der Einzelzeitenschätzung beschrieben:

_{Abbildung 34: Methoden zur Durchführung der Einzelzeitenschätzung}

Hinweis zur PERT-Methode: Diese Methode wird in Kürze ausschließlich im Kapitel Methoden & Techniken beschrieben, da sie nicht nur für Zwecke der PBE genutzt wird.

Schätzen nach dem Zeitklassenverfahren[63]

Eine weitere Variante zum Schätzen von festen Zeitwerten stellt die Schätzung von Intervallwerten, also Zeitspannen oder Zeitklassen, dar. So kann zum Beispiel geschätzt werden, dass für einen Arbeitsschritt zwischen 15 und 20 Minuten aufgewendet werden müssen. Das systematische Verwenden derartiger Schätzintervalle erfolgt mit Hilfe des Zeitklassenverfahrens. Dabei handelt es sich um eine überschlägige Zeitermittlung, deren Verlässlichkeit dann erfüllt ist, wenn

• die Aufgaben nur selten oder überhaupt nicht in gleicher Weise anfallen, jedoch Vorgaben hinsichtlich der Aufgabenerfüllung existieren,
• Aufgaben und Arbeitsschritte präzise beschrieben und abgegrenzt sind,
• die Beschäftigten im Laufe eines Planungszeitraums eine zufällige Folge unterschiedlicher Aufgaben auszuführen haben, so dass sich die Ungenauigkeiten der einzelnen Grundzeiten im Laufe des Zeitraums weitgehend ausgleichen können.

Die Grundlage und das Arbeitsmittel des Zeitklassenverfahrens ist die Zeitklassentabelle. Sie beruht auf einer Zeitachse, welche in lückenlos aufeinander folgende Zeitklassen, deren Spannen nach einer bestimmten Gesetzmäßigkeit zunehmen, gegliedert wird. Jede Zeitklasse wird hierbei durch folgende Angaben festgelegt:

• Zeitklassenbenennung: k1; k2; k3; k4 … kn
• Zeitklassenuntergrenze: t1 unten; t2 unten; t3 unten … tn unten
• Zeitklassenobergrenze: t1 oben; t2 oben; t3 oben … tn oben
• Zeitklassenmittelwert: t1; t2; t3 … tn

Folgende Tabelle zeigt beispielhaft eine solche Zeitklassentabelle.

Zeitklasse	Zeitbereich in Minuten	Mittelwert in Minuten	Zeitklasse	Zeitbereich in Minuten	Mittelwert in Minuten
A	0-0,1	0,05	K	> 8-10	9,0
B	> 0,1–0,5	0,3	L	> 10-13	11,5
C	> 0,5–1,0	0,75	M	> 13-16	14,5
D	> 1,0–1,5	1,25	N	> 16-20	18,0
E	> 1,5–2,5	2,0	O	> 20-24	22,0
F	> 2,5–3,5	3,0	P	> 24-30	27,0
G	> 3,5–4,5	4,0	Q	> 30-36	33,0
H	> 4,5–6	5,25	R	> 36-44	40,0
I	> 6–8	7,0	S	> 44-52	48,0

_{Tabelle 11: Beispiel Zeitklassentabelle}

Beim Schätzen wird eine solche Zeitklassentabelle verwendet, in deren Intervalle (Zeitklassen) die Befragten ihre Schätzungen einstufen. Die befragte Person legt sich bei der Schätzung der Bearbeitungszeiten je Aufgabe oder Arbeitsschritt auf ein Intervall (eine Zeitklasse) fest, die in einen Buchstaben übersetzt werden können. Der Vorteil beim Zeitklassenverfahren liegt darin, dass Schätzungen bereitwilliger vorgenommen werden, wenn Zeitintervalle angegeben werden können.

Eine auf die örtlichen Verhältnisse abgestellte Zeitklassentabelle kann mit Hilfe der nachstehenden Formel entwickelt werden.

Dabei sind:

Tper = Periodenlänge in Minuten, für welche die SOLL-Zeiten je Zeitklasse gelten sollen (z. B. 1 Monat)
ℰ‘ = Abweichung der durch Zeitklassenschätzen ermittelten Summe aller Soll-Zeiten in der Periode von der wahren, jedoch unbekannten Soll-Zeit in der Periode in Prozent
ti unten = Untergrenze der i-ten Zeitklasse in Minuten
fi = halbe Klasssenbreite der i-ten Zeitklasse in Minuten

Beispiel:
Tper liegt bei 10.000 Minuten und ℰ‘ = 1%. Die niedrigste vorkommende Soll-Zeit liegt unter 1 min und die höchste vorkommende Soll-Zeit beträgt 120 min.

1. Zeitklasse k1:
t1 unten = 0
t1 = 1
t1 oben = 2

2. Zeitklasse k2:
t2 unten = 2
t2 = 4
t2 oben = 6
 
Dieses Vorgehen ist systematisch fortzuführen bis für die letzte Zeitklasse:

Das Ergebnis dieser Rechnung wird in der Zeitklassentabelle (s. o.) eingetragen.

Schätzklausur

Im Analytischen Schätzen wird die IST-Bearbeitungszeit bzw. IST-Fallzahl/-Menge auf der Basis von vergangenheitsbezogenen Daten, die aus den Erfahrungswerten der ausführenden Beschäftigten resultieren, ermittelt. Die SOLL-Bearbeitungszeit bzw. SOLL-Fallzahl/-Menge wir beispielsweise auf Grundlage einer Aufgabengliederung nach Aufgabenkritik bzw. eines optimierten Prozesses geschätzt.

Die Aktualisierung der durchschnittlichen Bearbeitungszeitwerte wird im Rahmen von analytischen Schätzklausuren durchgeführt. Die Schätzungen erfolgen auf Basis einer Aufgabengliederung.

Soweit möglich, wird auf Erfahrungswerte aus der Vergangenheit und ggf. auch bereits vorliegende Daten zurückgegriffen. Zur Ermittlung eines objektiven Mittelwerts werden mehrere Beteiligte einbezogen. Die Schätzungen erfolgen durch Personen, die die Aufgabe aus eigener Anschauung kennen und bearbeiten.

Vorteile
Der fachliche Austausch bringt für die Schätzenden einen hohen Informationsgrad bezüglich einzelner Teilaufgaben. Auch können unterschiedliche Arbeitsweisen und technische Unterstützungen identifiziert werden, die ggf. für einen Optimierungsprozess Grundlage sein können.

Risiken, Stolperfallen
Die zu schätzenden Aufgaben müssen für jeden Beteiligten eindeutig sein. Die Schätzklausur wird nach eindeutigen Regeln durchgeführt. Daher ist der fachliche Austausch bei einer Schätzklausur zeitlich zu begrenzen, um nicht in lange Diskussionsprozesse einsteigen zu müssen.

Vorbereiten der Schätzklausur
Für die Vorbereitung einer Schätzklausur ist es erforderlich, einen Aufgabengliederungsplan bzw. eine prozessorientierte Aufgabengliederung zu erstellen. In dieser Phase ist es empfehlenswert, in gemeinsamen Workshops mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern alle Tätigkeiten zu überprüfen und einen angepassten Aufgabenkatalog zu erstellen. Diese Aufgabengliederung ist dann Gegenstand der Schätzklausur.

Eine verbindliche Regel, wie groß die Teilaufgaben/Unteraufgaben/Tätigkeiten sein müssen, damit Schätzfehler vermieden oder gering gehalten werden können, gibt es nicht. Je mehr Schätzende teilnehmen, desto genauer werden die Ergebnisse. Die Schätzenden müssen über den zu betrachtenden Arbeitsschritt jedoch eine genaue Zeitvorstellung entwickeln können.

Folgende Rollen sind zu vergeben: ein Moderator bzw. eine Moderatorin, ein Dokumentator bzw. eine Dokumentatorin und Teilnehmende.

Auswahl der Teilnehmenden
Die Auswahl der Teilnehmenden sollte in Verantwortung der untersuchten Bereiche/Abteilungen liegen. Dies erhöht die Akzeptanz der Methode und der Ergebnisse. Dabei sollte sichergestellt werden, dass aus allen unmittelbar an der Aufgabe / am Prozess beteiligten Funktionsebenen Kolleginnen und Kollegen benannt werden. Durch die Beteiligung von erfahrenen Kolleginnen und Kollegen sollte eine realistische und praxisnahe Einschätzung des zeitlichen Aufwandes erreicht werden. In einem Einladungsschreiben sollten die Teilnehmenden über die Methode und den zeitlichen Umfang der Schätzklausur informiert werden. Optimal ist eine Anzahl von 6–8 Teilnehmenden, maximal sollten zehn Beschäftigte an der Schätzklausur teilnehmen. Ggf. kann die Durchführung der Schätzklausur in mehreren Gruppen erfolgen, um beispielsweise eine Mindestmenge von 30 Schätzungen zu erreichen.

Grundprämissen und Regeln
Zu Beginn der Schätzklausur erfolgt eine ausführliche Präsentation zum Analytischen Schätzen. Die Präsentation sollte verschiedene notwendige Informationen beinhalten, die für die spätere Schätzung von Bedeutung sind. Ziel ist es, die Aufgaben so zu beschreiben, dass die Teilnehmenden eine genaue Zeitvorstellung über den Aufwand entwickeln können.

Um die Einheitlichkeit des Vorgehens und die Vergleichbarkeit der Zeitwerte herzustellen, erfolgen die Schätzungen nach definierten Grundsätzen:

• Es wird nur der Regelfall betrachtet (keine Ausnahmen, keine Sonderfälle).
• Die Vorgangsbearbeitung ist Routine.
• Fachlicher Austausch, max. 3 Minuten (Die Teilnehmenden sollen gleich auf die Kernaussage kommen, da ansonsten die Diskussion zeitlich ausufern könnte. In der Praxis hat sich dieses Verfahren sehr bewährt)
• Erlaubnis für den Moderator bzw. die Moderatorin, die Diskussion zu beenden.
• Die Zeitschätzung ist schriftlich festzuhalten.
• Der Aufwand kann auch bei 0 liegen (Aufgabe fiel im Zeitraum nicht an, Teilnehmende sind nicht mit der Aufgabe betraut).
• Die Transparenz der Ergebnisse ist zu gewährleisten.

Durchführung
Vor jeder Schätzung innerhalb der Teilaufgabe wird das Verständnis für die Tätigkeit abgefragt und im Anschluss zunächst die Bearbeitungszeit oder Fallzahl/Menge geschätzt, die für die Tätigkeit anfällt. Zur Abgabe der Schätzung haben die Teilnehmenden 30 Sekunden Zeit. Die Zeit wird per Stoppuhr gestoppt.

Das Ergebnis der persönlichen Schätzung schreibt jede Teilnehmerin bzw. jeder Teilnehmer für sich auf eine vor ihr bzw. ihm liegende Karte. Anschließend gibt der Moderator bzw. die Moderatorin ein Zeichen, auf das die Teilnehmenden ihre Karten präsentieren, so dass alle die Ergebnisse der jeweils anderen erstmalig betrachten können. Die einzelnen Werte werden sogleich in eine Datei aufgenommen, die auf einer Leinwand bereitgestellt wird (vorbereitendes Template), so dass eine sofortige Transparenz gewährleistet ist.

Im Anschluss erfolgt zwischen denjenigen Teilnehmenden, die den niedrigsten und den höchsten Wert geschätzt hatten, ein sofortiger, höchstens dreiminütiger fachlicher Austausch, in dem kurze, prägnante Statements und Erläuterungen gegeben werden können, die zur Einschätzung des Zeitwertes geführt haben. Alle anderen Teilnehmenden haben die Möglichkeit, diesen Austausch zu verfolgen, sich einzubringen und so weitere wichtige Informationen zu erhalten.

Nach Ende dieses fachlichen Austausches erfolgt ggf. eine zweite Schätzung. Alle Teilnehmende hatten die Möglichkeit, ihre ersten Schätzwerte auf Grundlage des fachlichen Austausches und des hohen Informationsgrades für diese Teilaufgabe entweder zu verändern oder beizubehalten. Maßgeblich sind die Ergebnisse der zweiten Schätzrunde.

Weichen die Zeitwerte der Schätzenden kaum voneinander ab, kann man auf die zweite Runde verzichten und den Mittelwert annehmen. Diese Abweichung vom ursprünglichen Vorgehen sollte dann mit den Teilnehmenden besprochen werden.

Im Anschluss an die Schätzung der Bearbeitungszeit (und ggf. auch von Fallzahlen / Mengen, soweit keine Statistiken oder validen Daten aus IT-Systemen / IT-Fachverfahren vorliegen) der Teilaufgabe erfolgt die Schätzung der Vorkommenshäufigkeiten. Das Vorgehen entspricht dem für die Schätzung der Bearbeitungszeit (erste Schätzrunde, fachlicher Austausch, zweite – maßgebende – Schätzung).

Aus den Durchschnittswerten der geschätzten Bearbeitungszeiten und Vorkommenshäufigkeiten wird der durchschnittliche zeitliche Aufwand für alle Teilaufgaben errechnet.

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3. Auswertung

In die Auswertung können nur Daten einbezogen werden, die plausibilisiert (vgl. auch Abschnitt zur Plausibilisierung und Abschnitt zu mittleren Bearbeitungszeiten) werden konnten. Schätzungen von Bearbeitungszeiten und Arbeitsmengen, die insgesamt über die zur Verfügung stehende Arbeitszeit (JAZ) einer Normalarbeitskraft hinausgehen, werden nur dann anerkannt, wenn

• verfallene oder ausbezahlte Überstunden über die Arbeitszeiterfassung nachgewiesen werden können,
• ein erheblicher Resturlaubsanspruch oder verfallene Urlaubstage bestehen,
• Urlaubstage oder Überstunden auf Langzeitkonten/Lebensarbeitszeitkonten überführt wurden,
• verringerte oder keine Ausfalltage für Krankheit, Kur etc. angefallen sind,
• Mengen, die nachweislich außerhalb der anerkannten Arbeitszeit bearbeitet wurden (und weshalb keine Rückstände entstanden sind) oder
• Rückstände bestehen.

Nicht plausible Daten können in der Berechnung nicht berücksichtigt werden.

3a. Auswertung bei arbeitsplatzbezogener Erhebung

Die Erhebungsinterviews liefern Zeitschätzungen sowie Vorkommenshäufigkeiten für die wahrgenommenen Teilaufgaben eines Arbeitsplatzes. Sofern Mengendaten im Interview mit erhoben wurden, erbringen sie auch den Gesamtaufwand für die jeweilige Teilaufgabe. Der Aufwand für die Teilschätzungen ergibt aufsummiert den Gesamtaufwand für eine Hauptaufgabe. Diese Zeitschätzungen werden zur (Ober-)Aufgabe aufsummiert. Die Summe der Hauptaufgaben weist die gesamte geleistete Jahresarbeitszeit an einem Arbeitsplatz aus.

3b. Auswertung bei aufgabenbezogener Erhebung

Bei aufgabenbezogenen Erhebungen mit mehreren Befragten liefern die Erhebungsinterviews mehrere Zeitschätzungen für die gleiche Teilaufgabe. Aus den Einzelschätzungen wird ein Durchschnittswert für die Bearbeitung der Teilaufgabe ermittelt und sofern Mengendaten im Interview mit erhoben wurden, auch der Gesamtaufwand für die jeweilige Teilaufgabe.

Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, dass nach den Einzelinterviews für jede befragte Person die Bearbeitungszeiten und Mengendaten unter Berücksichtigung der relativen Häufigkeiten unmittelbar zu einem Zeitbedarf hochgerechnet wurden. In diesem Fall werden die Zwischenrechnungen der einzelnen Interviews für die Wahrnehmung einer Teilaufgabe aufsummiert.

Kann sichergestellt und begründet werden, dass in den analytisch geschätzten Grundzeiten keine Verteilzeiten enthalten sind, wird ein pauschaler Verteilzeitzuschlag berücksichtigt.

3c. Auswertung bei prozessbezogener Erhebung

Bei prozessbezogenen Erhebungen mit mehreren Befragten liefern die Erhebungsinterviews mehrere Zeitschätzungen für den gleichen Prozessschritt bzw. die gleiche Tätigkeit. Aus den Einzelschätzungen wird ein Durchschnittswert für die Bearbeitung des Prozessschrittes ermittelt. Es ist wichtig, darauf zu achten, dass tatsächliche Bearbeitungszeiten und nicht Liege- und Transportzeiten geschätzt werden.

Auch hier besteht die Möglichkeit, dass nach den Einzelinterviews für jede befragte Person die Bearbeitungszeiten und Mengendaten unter Berücksichtigung der relativen Häufigkeiten unmittelbar zu einem Zeitbedarf hochgerechnet wurden. In diesem Fall werden die Zwischenrechnungen der einzelnen Interviews für die Wahrnehmung eines Prozessschrittes aufsummiert.

Kann sichergestellt und begründet werden, dass in den analytisch geschätzten Grundzeiten keine Verteilzeiten enthalten sind, wird ein pauschaler Verteilzeitzuschlag berücksichtigt.

Praxisbeispiele und Beispielvorlagen für Auswertungstabellen / Templates:

Anlage 14 (in Bearbeitung): Auswertungstabelle des Beratungszentrums des Bundes im Bundesverwaltungsamt (BVA)
Anlage 15 (in Bearbeitung): Template der Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen (BAV)
 

Fußnoten

[60] Vergleich auch "Typische Mängel bei der Ermittlung des Personalbedarfs in der Bundesverwaltung" (Der Präsident des Bundesrechnungshofes, Februar 2017), Kapitel 8, S. 47f.
[61] Vgl. "Gemeinsame Grundsätze der Verwaltungsorganisation" (Stand 2016), Kapitel 4: Aufgabenkritik (Abgrenzung Anhang von ministeriellen und nichtministeriellen Aufgaben)
[62] Arbeitshilfen: Excel-Sheet Bundesverwaltungsamt Beratungszentrum des Bundes und Template der Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen (BAV)
[63] Vgl. REFA-Lehrunterlagen 2016: Methoden der Datenermittlung in Verwaltung und Dienstleistung – Schätzverfahren (S. 24 ff.)