Befehle zur Sprachkontrolle im Menüband ergänzen

Für Ziffern reicht bei grundlegenden Englischkenntnissen die englische Standardstimme von Windows. Wer die deutsche Wiedergabe von Zahlen bevorzugt und Texteingaben akustisch überprüfen will, kann eine deutsche Stimme für die Sprachausgabe installieren, etwa mit dem Programm E-Speak. Damit Sie auf die Sprachwiedergabe-Funktionen von Excel zugreifen können, müssen Sie diese zunächst ins so genannte Menüband aufnehmen. Dazu legen Sie eine Menügruppe an und füllen diese entsprechend.

Ergänzungen im Funktionsspektrum des Menübandes.

Menügruppe anlegen: Klicken Sie im Menüband auf „Datei“ und dann auf „Optionen, Menüband anpassen“. Markieren Sie in der dann sichtbaren Liste per Mausklick den Eintrag „Überprüfen“. Danach klicken Sie auf „Neue Gruppe“.

20 Profi-Tipps für Excel Dann klicken Sie auf „Umbenennen“, um der Gruppe einen neuen Namen zu geben. Tippen Sie ins Feld „Anzeigename“ als Gruppenbezeichnung Sprachwiedergabe ein. Im Feld darüber ordnen Sie der Gruppe noch ein Symbol zu, indem Sie etwa die kleine Mikrofon-Grafik (fünftes Symbol von links in der vierten Zeile) markieren. Klicken Sie danach auf „OK“.

Kleine Layoutaufgaben — Erfahrene Anwender nutzen Excel für Layout-Aufgaben, indem sie die Tabellenzellen als Reißbrett nutzen. Beispiel Fotokalender: Öffnen Sie ein leeres Arbeitsblatt. Mit den üblichen Voreinstellungen für Papierformat und Seitenränder passt der Inhalt der Spalten A bis einschließlich G sowie der Zeilen 1 bis einschließlich 56 auf eine DIN-A4-Seite. Markieren Sie die Zellen A1 bis einschließlich G1, und klicken Sie auf das “Verbinden und zentrieren”-Symbol. Tippen Sie “Januar 2009” in die Zelle und formatieren den Text. Die Zeilenhöhe sollte etwas Platz zum oberen Tabellenrand und damit zum späteren Papierrand lassen. Über “Einfügen, Grafik, Aus Datei” laden Sie ein Bild und rahmen es über die Option “Linienart” auf der Symbolleiste “Grafik”. Anschließend geben Sie die Namen der Wochentage sowie die Monatstage ein (“Automatisch ausfüllen” erspart viel Arbeit). Zentrieren Sie die Daten (horizontal mit der Schaltfläche in der Werkzeugleiste, vertikal über “Format, Zellen, Ausrichtung”). Die Wochentage fetten, Abstände den Elementen anpassen – fertig ist das erste eigene Kalenderblatt.

Eindeutige Checklisten — Beispiel Checkliste zur Urlaubsvorbereitung. Öffnen Sie ein neues Arbeitsblatt und schreiben Sie in Zelle A1 “Todo”, in Zelle B1 “Erledigt”. Dann geben Sie die Aufgaben wie “Rollläden herunterlassen”, “Digitalkamera einpacken” ein. In die “Erledigt”-Spalte tippen Sie jeweils ein “Nein”. Nun sollen offene Aufgaben rot und die erledigten Dinge grün gefärbt werden. Dabei hilft die Funktion “Bedingte Formatierung” im “Format”-Menü”, nachdem Sie den ersten Eintrag in der “Todo”-Spalte markiert haben.In der Auswahlliste unter “Bedingung 1” wählen Sie “Formel ist”. In das Feld rechts daneben tippen Sie =$B2=”Ja”, das “Format” bekommt die Schriftfarbe Grün. Der Klick “Hinzufügen” erzeugt die zweite Bedingung. Hier wiederum “Formel ist” wählen, als die Bedingung lautet hier =$B2=”Nein” (Schriftfarbe Rot). Bestätigen Sie mit “OK” und kopieren Sie die bedingte Formatierung mit dem “Formatierung übertragen”-Pinsel auf die übrigen Todo-Zellen, die sich dabei ebenfalls rot färben. Sobald Sie nun eine “Nein” in ein “Ja” verwandeln, färbt Excel den Eintrag grün.

Excel in der Küche — Beispiel Kochrezepte: Wenn Sie ein Arbeitsblatt als Vorlage anlegen, können Sie später neue Rezepte schneller erfassen. Auf Wunsch berechnet Excel automatisch die für eine beliebige Personenzahl notwendigen Zutatenmengen. In die oberste Zeile gehört der Rezeptname, darunter, in den Spalten A, B und C, werden die Mengen, Einheiten und die Zutaten eingetragen. Die Zahl der Personen, für die das Rezept gedacht ist, muss in einer eigenen Zelle stehen. Rechts neben den Original-Mengenangaben werden in dem obigen Beispiel die Mengen für eine beliebige Personenzahl berechnet. Die Formel lautet: Aktuell gewünschte Portionen / Portionen Original-Rezept * Menge Original-Rezept. Übernehmen Sie diese Formel unter Verwendung der in Ihrer Tabelle gegebenen Zellkoordinaten in eine Zelle. Den Koordinaten für die Zellen mit den Personen-Zahlen stellen Sie dabei “$”-Zeichen voran, so dass etwa aus “G3″“ ein “$G$3” wird.

Mit Excel spielen — In der Mittagspause eignet sich Excel als einfacher Zeitvertreib. Dazu laden Sie ein Gratis-Spiel als Makro aus dem Web herunter. Auf der Website finden Sie eine Reihe von Spieleklassikern wie Breakout, Schach und Mastermind, die Sie als Excel-Datei im XLS-Format herunterladen und in der Tabellenkalkulation ausführen. Weil diese Dateien Makros enthalten, fragt Excel beim Start, ob es diese aktivieren darf. Dem müssen Sie zustimmen, sonst funktionieren die Spiele nicht. Danach kann der Spielspaß direkt beginnen.

An der Tankstelle klettern die Preise für Benzin und Diesel in astronomische Höhen – mit Excel können Sie hingegen Ihre Benzinkosten senken. Alles was Sie dafür benötigen, ist eine Tabelle, in der Sie erfassen, wann Sie welche Menge zu welchem Preis getankt haben und welche Kilometerzahl seit dem letzten Tankstopp zurückgelegt wurde. Excel nimmt Ihnen die Berechnung des Durchschnittsverbrauchs gerne ab und führt nach “Bleifuß-Fahrten” auf der Autobahn den dadurch entstandenen Mehrverbrauch vor Augen. Wenn Sie die Tabelle um Felder für die übrigen Kosten erweitern (etwa Werkstattkosten, Öl, Scheibenwischer, Autowaschanlage, Steuern, Versicherung), haben Sie die Gesamtkosten Ihres Fahrzeugs pro Kilometer im Blick. Liegen diese über den vom Finanzamt gewährten Pauschalen, kann Ihnen das bei Ihrer nächsten der Steuererklärung zusätzliches Geld sparen.

Excel als Etikettendrucker — Sorgfältig platzierte Druckaufträge sind nicht nur in Word möglich, auch Excel bietet sich zur Herstellung von Etiketten, Karten und Aufklebern an. Die Microsoft-Tabellenkalkulation druckt auch Etiketten für Ihre Marmeladengläser und das besonders schnell. Dazu benötigen Sie selbstklebende Etiketten aus der Schreibwarenabteilung. Dann bringen Sie einfach eine Tabellenzelle auf die Größe eines Etiketts und gestalten sie nach Belieben. Ein Beispiel dafür finden Sie im Bildschirmfoto. Anschließend kopieren Sie die Zelle so oft, dass beim Ausdruck der gesamte Etiketten-Bogen gefüllt wird – fertig. Auf die gleiche Weise können Sie übrigens auch eigene Visitenkarten drucken.

Word-Dokument einbauen — Excel bietet einige Gestaltungsfunktionen, aber manchmal wünscht man sich doch eine der Layout-Funktionen von Word hinzu. Nichts leichter als das. In Excel klicken Sie auf “Einfügen, Objekt” und wählen im folgenden Fenster als Objekttyp “Microsoft Word-Dokument”. Daraufhin erscheint ein neuer Bereich im aktuellen Arbeitsblatt, der ein Word-Dokument enthält, das Sie bearbeiten können, wie Sie es aus Microsofts Textverarbeitung gewohnt sind. Auf dem gleichen Weg laden Sie auch Word-Dokumente in eine Excel-Tabelle. Dabei müssen Sie nach dem Klick auf “Einfügen, Objekt” lediglich noch auf den Reiter “Aus Datei erstellen” wechseln. Dort öffnen Sie die Datei über den “Durchsuchen”-Knopf.

Online-Kurse abfragen — Wer den Verlauf der Aktienkurse in Excel verfolgen möchte, für den hält die Tabellenkalkulation einen Leckerbissen bereit. Sie kann Kursinfos automatisch aus dem Internet in Ihre Arbeitsblätter einfügen und erspart Ihnen so das mühsame Abtippen. Grundlage dafür ist Excels “Recherchieren”-Funktion. Nach einem Klick auf den gleichnamigen Eintrag im “Extras”-Menü erscheint der “Recherchieren”-Bereich am rechten Fensterrand. Unter “Suchen nach” geben Sie den Namen einer Aktie ein. Dann wählen Sie im Feld darunter die Recherche-Option “Alle Wirtschafts- und Finanzwebsites” aus und starten die Suche mit einem Klick auf den grünen Pfeil. Fehlt diese Option, klicken Sie ganz unten auf den Link “Recherche-Optionen”. Damit Excel hierzulande und in den USA gehandelte Aktien aufspüren kann, aktivieren Sie die Suchfunktionen “MSN Money-Aktienkurse Deutschland” oder “… USA”. Führt dieser Weg nicht zum Erfolg, laden Sie das MSN Money-Add-in von der Microsoft-Site.

Projekte planen — Die Durchführung kleinerer Projekte wie ein Sportturnier ist in Excel schnell geplant. Auf der Office-Website hält Microsoft viele nützliche Excel-Dokumentvorlagen bereit, die Sie über den Reiter „Vorlagen“ rechts oben auf der Startseite erreichen. Unter „Weitere Kategorien, Liga und Turnierklasse“ kommen Sportfans auf ihre Kosten, die ein Turnier ausrichten wollen. In Form der Vorlage „Turnierplan“ finden Sie hier eine Excel-Datei, in die Sie Spielpaarungen eintragen und den Weg der Teilnehmer ins Finale verfolgen können. Natürlich eignet sich diese Vorlage nicht nur für kleine lokale Ausrichter, Fans können darüber auch das Spielgeschehen bei der bevorstehenden Fußball-Europameisterschaft festhalten.

Sprachbefehle zuordnen: Um der Gruppe „Sprachwiedergabe“ die Vorlesebefehle zuzuordnen, klicken Sie zunächst ins Feld „Befehle auswählen“ und wählen dann „Alle Befehle“. Navigieren Sie danach in der Liste der Befehle mit Hilfe der Bildlaufleiste zum Befehl „Mit Eingabetaste“. Dieser startet die Wiedergabe während der Eingabe. Übernehmen Sie den Befehl mit einem Klick auf „Hinzufügen“.

Zehn Excel-Tipps für Office-Profis Der nächste Sprachbefehl, den Sie markieren und der Gruppe hinzufügen, heißt „Eingabezellen“. Mit ihm starten Sie später die Wiedergabe von Zellinhalten. Ebenso nehmen Sie noch den Befehl „Spracheingabe beenden“ in die Gruppe auf, der die aktivierte Vorlesefunktion wieder stoppt. Danach ergänzen Sie auf die gleiche Weise noch die beiden Befehle „Nach Spalten“ und „Nach Zeilen“. Mit ihnen legen Sie später die Richtung fest, in der die automatische Vorlesefunktion die Zellen der Tabellen abarbeiten soll. Schließen Sie die „Excel-Optionen“ mit „OK“. Danach finden Sie die Vorlesebefehle im Menüband in der Gruppe „Überprüfen“. Wie Sie mit diesen neuen Menübefehlen eine erfasste Tabelle kontrollieren, erläutert der Tipp „ Inhalte von Zeilen und Spalten in Excel-Tabellen gezielt vorlesen lassen “.