Mobiles Arbeiten im öffentlichen Dienst seit COVID-19 verstärkt
Bedingt durch die COVID-19-Pandemie einigte sich die Bundesregierung darauf, dass Bundesbedienstete ab 16. März 2020 ihre Leistungen im Home-Office erbringen sollten – dies mit dem Ziel, soziale Kontakte zu reduzieren. Der reguläre Dienstbetrieb wurde im Juli 2021 wieder aufgenommen, allerdings mit der Möglichkeit einzelner Telearbeitstage. Der Rechnungshof prüfte die „Dienstrechtliche und technische Umsetzung von Telearbeit in ausgewählten Bundesministerien“ und veröffentlichte heute dazu seinen Bericht.
Die Prüferinnen und Prüfer halten darin fest: Mit dem Einsatz von Telearbeit konnten neben der Flexibilisierung der Leistungserbringung auch noch weitere Ziele verfolgt werden. Und: Aus Sicht des Rechnungshofes wäre Telearbeit nur dann vorzusehen, wenn eine geeignete dienstliche IT-Ausstattung zur Verfügung steht und die technischen Sicherheitsvorkehrungen erfüllt sind.
Der überprüfte Zeitraum umfasste die Jahre 2020 und 2021.
Wahrung dienstlicher Interessen als zentrales Element
Seit dem Jahr 2005 war Telearbeit für Bundesbedienstete in der Verwaltung dienstrechtlich möglich. Sie wurde in der Regel nur einzelnen Bediensteten unter besonderen Bedingungen gewährt – etwa bei besonderen Betreuungspflichten von Kindern. Mit dem Beginn der Maßnahmen aufgrund der COVID-19-Pandemie im März 2020 erbrachten die Bundesbediensteten ihre Leistungen im Home-Office. Seit der Wiederaufnahme des regulären Dienstbetriebs ab dem 5. Juli 2021 erbrachten die Bediensteten ihre Arbeitsleistung wieder grundsätzlich an der Dienststelle, jedoch waren Telearbeitstage möglich.
Die gesetzlichen Grundlagen zur Telearbeit lieferten den Bundesministerien einen flexiblen Rahmen für den Einsatz dieses Instruments. Die konkrete Ausgestaltung der Telearbeitsrichtlinien war daher durch den Bedarf der Dienststelle und die zu erbringenden Aufgaben bedingt. So hing der Flexibilisierungsgrad etwa wesentlich davon ab, ob regelmäßiger Parteienverkehr mit Bürgerinnen und Bürgern notwendig war.
Der Rechnungshof sieht die Wahrung dienstlicher Interessen als zentrales Element der Aufgabenerfüllung durch öffentlich Bedienstete und richtet seine Empfehlung an die überprüften Bundesministerien: das Bundeskanzleramt, das Bundesministerium für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport, das Bundesministerium für Arbeit und Wirtschaft, das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung und das Bundesministerium für Justiz. Er empfiehlt, in den strategischen Überlegungen zur Telearbeit die Interessen des Dienstbetriebs, die zeitgemäße Aufgabenerfüllung, die Funktionsfähigkeit der jeweiligen Dienststelle sowie die gesetzlich festgelegten Voraussetzungen für Telearbeit in den Mittelpunkt zu stellen. Jedenfalls wäre das erforderliche Maß der persönlichen Anwesenheit der Bediensteten sicherzustellen.
Strategische Aspekte von Telearbeit
Die Prüferinnen und Prüfer halten fest, dass mit dem Einsatz von Telearbeit – neben der Flexibilisierung der Leistungserbringung – auch noch weitere Ziele verfolgt werden konnten: So etwa die Stärkung der Attraktivität des Bundes als Arbeitgeber und die Stärkung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Aber auch die Reduktion von CO2-Emissionen wegen des Entfalls der Anfahrtswege oder die Optimierung der Raumnutzung an der Dienststelle durch regelmäßige Verlagerung der Arbeit in den Wohnbereich der Bediensteten stellten Ziele dar.
Mobile dienstliche IT-Arbeitsplätze
Der Anteil der für Telearbeit geeigneten mobilen dienstlichen IT-Arbeitsplätze lag vor der COVID-19-Pandemie Ende Februar 2020 in den Zentralstellen der überprüften Bundesministerien zwischen einem und zwei Drittel der Gesamtanzahl der Bediensteten. In der Folge mussten im pandemiebedingten Home-Office auch private PCs eingesetzt werden. Während der Pandemie erhöhten die Bundesministerien den Anteil an mobilen dienstlichen IT-Arbeitsplätzen durch Nachbeschaffungen. Ende Juli 2021 war in den Zentralstellen der überprüften Bundesministerien eine weitgehende Vollausstattung an mobilen dienstlichen IT-Arbeitsplätzen gegeben – mit Ausnahme des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung. Hier lag der Ausstattungsgrad im Juli 2021 erst bei 54 Prozent. Für Telearbeit wurden weiterhin teilweise private PCs verwendet.
Der Rechnungshof verweist hier auf die zusammenhängenden Risiken für die IT-Sicherheit bei der Nutzung privater IT-Ausstattung und empfiehlt dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung sowie dem Bundesministerium für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport und dem Bundesministerium für Justiz, auch im Hinblick auf mögliche weitere Phasen von krisenbedingtem Home-Office, die IT-Ausstattung der Arbeitsplätze künftig so einzurichten, dass eine Dienstverrichtung außerhalb der Dienststelle mit mobilen dienstlichen Geräten möglich ist.
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- 132 Seiten
Bericht: Dienstrechtliche und technische Umsetzung von Telearbeit in ausgewählten Bundesministerien
Der Rechnungshof überprüfte von Juli bis Oktober 2021 die dienstrechtliche und technische Umsetzung der Telearbeit in den Zentralstellen folgender Ministerien: Bundeskanzleramt (BKA), Bundesministerium für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport (BMKÖS), Bundesministerium für Arbeit (BMA), Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung (BMBWF), Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort (BMDW) und Bundesministerium für Justiz (BMJ).
Mit der Bundesministeriengesetz-Novelle 2022 (BGBl. I 98/2022, in Kraft getreten am 18. Juli 2022) wurden das BMA und das BMDW zum Bundesministerium für Arbeit und Wirtschaft (BMAW) zusammengeführt. Der Rechnungshof richtet daher die Empfehlungen, die aus Feststellungen zum BMA beziehungsweise BMDW resultieren, an das nunmehr zuständige BMAW. Die Schlussempfehlungen 32 und 33, die den Aufgabenbereich der Digitalisierung betreffen, richtet der Rechnungshof an das nunmehr für die Digitalisierung zuständige Bundesministerium für Finanzen (BMF).
Prüfungsziele waren die Darstellung und Beurteilung der rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen der Telearbeit. Das Augenmerk lag insbesondere auf dem Ausmaß an Telearbeit sowie auf den Bedingungen für die Gewährung einer anlassbezogenen Telearbeit, auf der Sicherstellung und Evaluierung einer den IT-Sicherheitsanforderungen entsprechenden IT-Arbeitsplatzausstattung sowie auf der Entwicklung von Konzepten für eine ökologische und im Hinblick auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ausgewogene Nutzung dieses neuen Instruments. Der überprüfte Zeitraum umfasste die Jahre 2020 und 2021.