Empfangsbereich im Büro gestalten

Kaum ein anderer Ort im Unternehmen ist wichtiger für den ersten Eindruck als der Empfangsbereich. Ein heller, freundlicher Raum, hochwertige Materialien, zuvorkommende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und komfortable Sitzmöglichkeiten: Unter diesen Voraussetzungen fühlen sich Gäste sofort wohl. Doch die Einrichtung des Eingangsbereichs ist keine einfache Angelegenheit, wird häufig unterschätzt und im Büroalltag nur mäßig beachtet. Wenn Sie dem Eingang und Empfang in Ihrem Office bisher wenig Aufmerksamkeit haben zukommen lassen, sind Sie hier genau richtig!

Welcher Eindruck soll vermittelt werden?

Der Eingangsbereich ist der Raum im Unternehmen, der die Bürofläche von der Öffentlichkeit trennt und als Zugang für Externe fungiert. Als Aushängeschild spielt dieser aussagekräftige Ort eine wesentliche Rolle für Ihre Außenwirkung. Hier heißen Sie schließlich Ihre Kund:innen, Geschäftspartner:innen und andere Besucher:innen mit dem Ziel willkommen, dass sich diese vom ersten Moment an gut aufgehoben fühlen und vielleicht sogar beeindruckt sind. Auch potenzielle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zum Bewerbungsgespräch eintreffen, sollten ein Gefühl für die Arbeit bei Ihnen erhalten. Darüber hinaus findet sich in vielen Eingangsbereichen das Corporate Design des Unternehmens wieder und gibt damit nicht nur Aufschlüsse über die Firmenkultur. Auch die gelebten Werte können sich hier widerspiegeln, sofern die Einrichtung des Empfangsbereichs bewusst gewählt ist. Denn das ist nicht immer der Fall und nicht selten trifft man für den Erstkontakt auf lieblose, graue Räume, die für alles andere stehen - nur nicht für Professionalität.

Mit dem passenden Raumkonzept unterstreichen Sie jedoch Ihre Dynamik, Zielstrebigkeit und den Firmenerfolg. Der Eingangsbereich kann ebenso die Kreativität des Unternehmens zum Ausdruck bringen, zum Beispiel bei einer Agentur. Das passende Einrichtungskonzept ist jedoch höchst individuell. In der Regel sieht der Empfangsbereich eines mittelständischen Familienunternehmens anders aus als der eines Start-ups oder Großkonzerns. Außerdem kommt es auf die Branche an, welche Elemente tatsächlich stimmig sind. Der Forschungsstandort eines marktführenden High-Tech Unternehmens wird im Empfangsbereich wohl eher auf eine moderne, ästhetische Einrichtung Wert legen. Ausgewählte Technik aus dem eigenen Haus könnten als dekorative sowie informative Akzente zur Verfügung stehen. Ein mittelständisches Traditionsunternehmen in Familienbesitz ist hinsichtlich der Raumausstattung vielleicht konservativer und setzt stilistisch auf eine klassische, hochwertige Einrichtung und lässt mehr Individualität zu.

Überlegen Sie sich also, welche Gefühle Sie bei Besucherinnen und Besuchern durch die Raumgestaltung erzeugen wollen und wodurch Sie den ersten Eindruck positiven untermauern können.

Welche Stimmung erzeugen die Farben?

Farben spielen bei der Wirkung von Räumen eine enorme Rolle und sollten immer als erstes festgelegt werden – vor den Büromöbeln. Durch die richtige Wahl können Sie Ihren Empfangsbereich größer und höher oder kleiner und niedriger wirken lassen. Seien Sie jedoch nicht zu experimentell beim Griff zur Farbpalette. Denn grelle Wandfarben können einen Raum schnell überladen und erdrücken. Orientieren Sie sich zum Beispiel an den Farben aus Ihrem Logo bzw. Corporate Design um einen Wiedererkennungswert zu schaffen. Darüber hinaus schadet es nicht, wenn Sie die Wirkung der verschiedenen Farben kennen:

Natürlich setzt es Kreativität und eine große Portion Vorstellungsvermögen voraus, die richtigen Farben gekonnt und harmonisch aufeinander abzustimmen. Suchen Sie Beispiele von gelungenen Farbkompositionen, die Ihnen zusagen und zur Gesamtwirkung des Empfangsbereichs im Büro passen. Diese lassen sich häufig auf vorhandene Räume übertragen.

Wie groß sollte der Empfangsbereich sein?

Ist ein Bürogebäude bereits bezogen, kann der Eingangsbereich im Hinblick auf die Größe nur selten verändert werden. Dann gilt es das bestmögliche Konzept für eine gelungene Raumaufteilung zu finden. Wer den Empfangsbereich im Büro noch frei gestalten und wählen kann, sollte die folgenden Punkte im Augen behalten. Denn die Größe des Eingangsbereichs ist natürlich eine Imagesache und muss als allererstes dem geschätzten Personenandrang gerecht werden. Es sollte dementsprechend nicht zu eng im Raum sein. Andererseits sollten sich die Besucherinnen und Besucher im Wartebereich nicht verlieren. Die folgenden Fragen schaffen mehr Klarheit zum Thema optimale Raumgröße des Empfangsbereichs:

In Abhängigkeit von der Branche muss ein Eingangsbereich vielleicht sogar die Privatsphäre wahren und eine gemütliche Ecke anbieten, die als Wartebereich dient. Getränke und Magazine sorgen für kurze und eine gut genutzte Wartezeit.

Welche Dekoration eignet sich im Empfangsbereich?

Mit der richtigen Dekoration für den Empfangsbereich setzen Sie gezielte Blickfänge, die angenehm und abwechslungsreich fürs Auge sind. Viele Unternehmen nutzen den Eingangsbereich ebenfalls dafür, um das Firmenlogo gekonnt in Szene zu setzen, zum Beispiel an der Wand mit einer entsprechenden Beleuchtung. Das verleiht dem Raum noch mehr Tiefe. Verwenden Sie Gemälde für karge oder leere Wände. Durch die Ausstellung von Produktmustern oder Informationen zur Firmengeschichte schaffen Sie weitere Kontaktpunkte zum Unternehmen. Aber schon mit ein paar Grünpflanzen beleben Sie jeden Raum und schaffen angenehme Strukturen. Hier finden Sie mehr zum Thema pflegeleichte Büropflanzen.

Welche Möbel sind für Ihren Empfangsbereich die richtigen?

Die Empfangstheke bildet den Mittelpunkt jedes Eingangsbereichs. Hier stellen sich Besucherinnen und Besucher vor und melden sich für ihre Termine an. Die nötige Größe hängt dabei von der Art der Tätigkeit und der Verweildauer ab. Da eintreffende Personen oft einen kurzen Moment an dem Empfang verweilen, sollte die Theke immer den besten Eindruck hinterlassen. Auch ein modernes Design ist zu empfehlen. Weitere nützliche Büromöbel im Eingangsbereich: gemütliche Sitzmöbel oder Stehtische bei kurzen Wartezeiten, Ablageflächen wie Beistelltische und eine Garderobe.

Empfangsbereich im Büro gestalten: Was ist sonst noch wichtig?

Seien Sie sich der Wirkung Ihres Empfangsbereichs stets bewusst. Wählen Sie nur hochwertige Materialien für Böden, Einrichtungsgegenstände und Dekoration. Diese sind nicht nur widerstandsfähiger und nutzen sich nicht so schnell ab, sondern schmeicheln dem Auge der Besucherinnen und Besucher umso mehr. Die richtige Bürobeleuchtung darf im Eingangsbereich genauso wenig fehlen, wie in anderen Räumlichkeiten des Unternehmens. Ein weiterer wichtiger Punkt: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Empfangsbereich sollten bestens geschult sein und kundenfreundlich auftreten. Denn sie sind es, die den persönlichen ersten Eindruck am meisten prägen.

No Gos im Empfangsbereich

Ihr Eingangsbereich sollte immer im besten Zustand sein – ausnahmslos! Schmutzige Wände, bröckelnde, abplatzende Farben auf Möbelstücken oder Kratzer auf der Theke fallen Besucherinnen und Besuchern sofort ins Auge. Legen Sie gerade in diesem Raum besonders viel Wert auf Sauberkeit. Denn im Eingangsbereich kann es aufgrund des Kundenverkehrs nötig sein, dass der Raum häufiger gereinigt werden muss. Vergessen Sie nicht: Wer wartet, hat Zeit und sieht jedes Staubkorn. Auch lästige Blickbarrieren sollten Sie vermeiden.

Fazit: Planung und Konzept statt Resteverwerten

Die alten Stühle aus dem Keller oder die Couch aus dem dritten Stock zu wählen, die sowieso keiner verwendet, ist nicht das passende Mindset für die Gestaltung des Eingangsbereichs. Denn hier gilt: keine Kompromisse, maximale Wirkung. Noch mehr Einrichtungstipps für Ihr Büro haben wir Ihnen in den Beiträgen zu den Themen Gestaltung von Pausenräumen oder die Einrichtung von Konferenzräumen zusammengefasst. Viel Spaß beim Lesen!

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