Nicht immer ist einem Kunden, der eine Rechnung nicht pünktlich zahlt, Böswilligkeit vorzuwerfen. So mancher hat die Zahlungsverpflichtung im stressigen Alltag einfach nur vergessen. Betroffene müssen in einem solchen Fall in der Regel damit rechnen, eine Zahlungserinnerung zu erhalten.
FAQ: Zahlungserinnerung
In einer freundlichen Zahlungserinnerung weisen Sie die betreffende Person im höflichen Ton darauf hin, dass sie die von Ihnen erbrachte Leistung noch nicht bezahlt hat, obwohl die in der Rechnung genannte Frist bereits abgelaufen ist. Sie teilen noch einmal mit, wie hoch der fällige Betrag ist und auf welches Konto dieser zu überweisen ist. Ein kostenloses Muster für eine Zahlungserinnerung finden Sie hier.
Ja, eine Zahlungserinnerung ist eine Mahnung, da beide den gleichen Zweck erfüllen. Entgegen der landläufigen Meinung sind außerdem keine drei Mahnungen nötig, damit ein Gläubiger weitere Maßnahmen ergreifen kann. Es reicht bereits eine Mahnung, damit der Zahlungsverzug einsetzt. In bestimmten Fällen kommt es auch ohne Mahnung zum Verzug.
Nein, Gläubiger müssen nicht zwingend eine Zahlungserinnerung verschicken. Es hat sich jedoch so eingebürgert, dass viele Gläubiger zunächst eine Zahlungserinnerung versenden und dann bis zu zwei Mahnungen, bis sie rechtliche Schritte einleiten.
Was sind Zahlungserinnerungen?
Hat eine Person eine Dienstleistung in Anspruch genommen oder online Waren gekauft, erhält sie in der Regel eine Rechnung. Dieser kann der Kunde entnehmen, wie viel Geld er überweisen und bis zu welchem Zeitpunkt die Zahlung eingegangen sein muss.
Zahlt der Kunde nicht pünktlich, ist es meist üblich, dass er zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung erhält. In dieser erinnert der Gläubiger den Kunden an die offene Rechnung und bittet ihn höflich um die Begleichung des offenen Betrags.
Beachten Sie: Meist bringt eine Zahlungserinnerung keine zusätzlichen Kosten mit sich. Mahngebühren sowie Verzugszinsen verlangen viele Gläubiger in der Regel erst später.
Zahlungserinnerung oder Mahnung? Welche Reihenfolge ist richtig?
Viele Laien sind nicht sicher, welche Folgen eine Mahnung oder Zahlungserinnerung hat und welche Unterschiede überhaupt zwischen den beiden bestehen. Des Weiteren halten sich bestimmte falsche Annahmen hartnäckig, nach denen drei Mahnungen nötig sind, bis ein Gläubiger weitere Schritte einleiten darf.
Wir möchten vor diesem Hintergrund einige grundsätzliche Punkte erklären. Wie wir bereits einführend erläutert haben, soll eine Zahlungserinnerung den Schuldner an eine fällige Rechnung erinnern und fordert ihn zur Zahlung auf. Den gleichen Zweck erfüllt auch eine Mahnung. Rein rechtlich gesehen gibt es keinen Unterschied zwischen den beiden Schreiben.
Der Unterschied besteht in der Art der Formulierung. Zum einen klingt der Name „Zahlungserinnerung“ freundlicher als „Mahnung“, außerdem ist bei Letzterer in der Regel ein etwas verschärfter Ton zu erwarten. Grundsätzlich ist die Zahlungserinnerung die erste Mahnung.
Die meisten Gläubiger nach abgelaufener Frist zunächst eine Zahlungserinnerung, dann eine zweite und abschließend die dritte und gleichzeitig letzte Mahnung. Erst danach fordern viele Verzugszinsen und Mahngebühren. Diese Reihenfolge ist jedoch nicht gesetzlich vorgegeben. Grundsätzlich gilt, dass bereits eine Mahnung ausreicht, damit eine Person in Verzug gerät und der Gläubiger zusätzliche Gebühren und Verzugszinsen ansetzen kann. In einigen Fällen wird sogar gar keine Mahnung benötigt.
Was passiert, wenn Sie eine Erinnerung erhalten haben?
Zahlen Sie nach Erhalt der Zahlungserinnerung innerhalb der Frist, die im Schreiben angegeben wurde, dann ist die Sache als erledigt anzusehen. Sie haben Ihre Pflicht erfüllt und der Gläubiger kann keine weiteren Forderungen mehr stellen.
Sollten Sie jedoch der Zahlungsaufforderung nicht pünktlich nachkommen, kommt in der Regel eine zweite Zahlungserinnerung – nun Mahnung genannt. Nach der dritten Mahnung müssen Sie damit rechnen, dass der Gläubiger ein Inkassounternehmen mit der Eintreibung der Forderung beauftragt oder ein gerichtliches Mahnverfahren durchführen lässt.
Am Ende des gerichtlichen Mahnverfahrens erhält der Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid. Mit diesem kann er dann beispielsweise eine Lohn- oder Kontopfändung durchführen lassen.
Zahlungserinnerung schreiben: Freundlich, aber bestimmt bleiben
Möchten Sie selbst eine Zahlungserinnerung schreiben, ist es wichtig, dass Sie höflich bleiben. Denken Sie daran: Der Kunde könnte die Rechnung auch schlicht und einfach vergessen haben. Sind Sie zu schnell zu forsch, kann dies die gute Beziehung zu vormals zufriedenen Kunden beeinträchtigen.
Wiesen Sie den Kunden höflich darauf hin, dass die Zahlung noch nicht eingegangen ist, obwohl die in der Rechnung genannte Frist bereits abgelaufen ist. Außerdem sollten Sie die folgenden Daten nicht vergessen:
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- Ihre Bankverbindung
- Name und Anschrift des Kunden
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Art der erbrachten Leistung
- Zu zahlende Summe
- Datum, zu dem die Rechnung hätte bezahlt werden sollen
- Neue Frist zur Zahlung
Freundliche Erinnerung: Muster zur Veranschaulichung
Sind Sie bezüglich der Formulierung einer Zahlungserinnerung unsicher? Unser Muster zeigt Ihnen, wie ein solches Schreiben aussehen kann. Beachten Sie jedoch, dass es sich hierbei lediglich um eine Vorlage handelt, die der Veranschaulichung dienen soll. Wir übernehmen keine Haftung für die Korrektheit der Angaben.
Name Absender
Adresse
PLZ Ort
Name Empfänger
Adresse
PLZ Ort
Kundennummer:
Rechnungsnummer:
Rechnungsdatum:
Datum, Ort
Zahlungserinnerung
Sehr geehrte Frau … / Sehr geehrter Herr …,
im hektischen Alltag kann eine Rechnung schnell untergehen. Für die Leistung, welche wir am [Datum] erbracht haben, konnten wir leider noch keinen Zahlungseingang feststellen. Der Betrag in Höhe von [Summe] Euro war am [Datum] fällig. Eine Kopie der entsprechenden Rechnung wurde diesem Schreiben beigelegt.
Ich bitte Sie darum, die offene Summe zeitnah bis zum [Datum] auf das unten genannte Konto zu überweisen. Sollten Sie dies bereits erledigt haben, dann betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
Angaben zum Unternehmen und zur Bankverbindung
Zahlungserinnerung: Vorlage zum kostenlosen Download
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