Sommerzeit ist Urlaubszeit – und damit auch Vertretungszeit. Ob du deine Kolleg*innen vertreten musst, wer für die Suche nach einer Urlaubsvertretung zuständig ist uvm. wird hier beantwortet, außerdem gibt es Tipps, was bei einer Urlaubsvertretung noch zu beachten ist.
Was ist eine Urlaubsvertretung?
Eine Urlaubsvertretung ist jemand, der für eine*n Kolleg*in einspringt, der*die auf Urlaub ist. Das kann jemand aus derselben Abteilung sein, aber auch Mitarbeiter*innen aus anderen Abteilungen, externe Aushilfen oder Auszubildende.
Urlaubsvertretung & Arbeitsrecht
Ein*e Arbeitgeber*in legt fest, wer die Urlaubsvertretung übernehmen muss. Das geschieht in Österreich im Rahmen des Weisungsrechts, das sich aus § 106 Gewerbeordnung (=GewO) bzw. § 315 Bürgerliches Gesetzbuch (=BGB) ergibt. Das bedeutet, dass der*die Arbeitgeber*in im Rahmen des Arbeitsvertrags Aufgaben zuweisen kann. Ob die durch die Urlaubsvertretung entstehende Mehrarbeit zusätzlich entlohnt, durch Zeitausgleich ausgeglichen wird o.Ä. hängt von den Bestimmungen des Arbeitsvertrags ab.
In der Regel sind aber ein Mehrentgelt oder zusätzliche Urlaubstage als Ausgleich nicht vorgesehen. Zu beachten ist aber natürlich das Arbeitszeitgesetz, d.h. die gesetzlichen Regelungen zur maximal zulässigen Arbeitszeit.
Wird keine Urlaubsvertretung gefunden, kann der bewilligte Urlaub nicht einfach gestrichen werden. Das kann nur aus dringenden Gründen wie einem Betriebsnotstand geschehen, denn es besteht in Österreich nach dem Urlaubszeitgesetz ein gesetzlicher Urlaubsanspruch von fünf Wochen pro Jahr für Arbeitnehmer*innen. Verschobene, nicht bewilligte oder kurzfristig in Frage gestellt Urlaube gehören aber dennoch zu den häufigsten Konflikten rund um den Urlaub.
Wer sorgt für Urlaubsvertretung?
Der*die Arbeitgeber*in ist dafür verantwortlich, eine Urlaubsvertretung zu organisieren. Allerdings ist in der Regel die Unterstützung des*der Mitarbeiter*in erwünscht, der*die auf Urlaub geht. Hast du eine*n Kollege*in, der*die deine Aufgaben schon kennt und einfach übernehmen kann?
Oder hast du vielleicht auch schwierige Arbeitskolleg*innen, die die Vertretung besser nicht übernehmen sollten? In jedem Fall zeigt es Initiative und Engagement, wenn du aktiv dabei hilfst, deine Urlaubsvertretung zu finden.
Wie viel Urlaubsvertretung ist zumutbar?
Das hängt immer davon ab, welche Aufgaben die Vertretung sonst noch zu übernehmen hat – ist es keine Aushilfe, die extra als Vertretung kommt, laufen üblicherweise die normalen Tätigkeiten daneben weiter. Damit das nicht zu Unzufriedenheit im Job oder gar Erschöpfung bis zum Burnout führt, sollte eine betriebliche Vertretungsregelung (in den Arbeitsverträgen) existieren, die vorgibt, welche Aufgaben in welchem Ausmaß übernommen werden können oder sollen.
Zudem müssen aus den Arbeitsverträgen Regelungen bezüglich Mehr- und Überstunden ersichtlich sein. Vor allem, wenn eine Teilzeitkraft eine Vertretung übernimmt, sollte der Arbeitsvertrag genau geprüft werden – gibt es hier eine Regelung, dass geleistete Mehrstunden entlohnt oder durch Zeitausgleich ersetzt werden? Wenn das nicht genau geregelt ist, sollte schriftlich festgehalten werden, welche Aufgaben in welchem Stundenmaß zusätzlich übernommen und wie diese abgegolten werden.
5 Tipps: Urlaubsvertretung für Kolleg*innen übernehmen
Für eine reibungslose Urlaubsvertretung sollten folgende Punkte auf jeden Fall geklärt werden:
- Übergabe – eine gründliche und zeitgerechte (nicht am letzten Tag vor dem Urlaub!) Übergabe aller anstehenden Aufgaben, am besten persönlich, sollte sich von selbst verstehen. Dabei sollen wichtige oder für die Vertretung neue Arbeitsschritte am besten schriftlich dokumentiert werden, sowie abgeklärt werden, wen man bei Fragen um Hilfe bitten kann. Außerdem sollten Zugänge zu Tools wie nützlichen Programmen, Filesharing u.Ä. dabei abgeklärt werden.
- Entscheidungskompetenz – Wo darf die Vertretung Entscheidungen treffen, was kann sie selbst übernehmen? Womit soll besser auf die Rückkehr des*der Zuständigen gewartet werden?
- Prioritäten – Da eine Urlaubsvertretung meist nicht alles erledigen kann, muss unbedingt festgelegt werden, was oberste Priorität hat und was auch wegfallen kann. Diese Prioritäten sollten auf jeden Fall anderen aus der Abteilung und Vorgesetzten mitgeteilt werden. Deadlines in der Abwesenheitszeit sollten auch vermieden werden.
- Rechtzeitig informieren – Kolleg*innen und Kund*innen sollten rechtzeitig (am besten ein bis zwei Wochen im Voraus) informiert werden, dass der*die Zuständige abwesend ist und eine Vertretung vorgesehen ist.
- Abwesenheitsnotiz – Das Letzte, was vor dem Urlaubsantritt auf jeden Fall noch erstellt werden muss, ist eine Abwesenheitsnotiz für den E-Mail-Posteingang, aus der klar hervorgehen sollte, wann man wieder erreichbar ist, wer die Vertretung übernimmt und wie diese erreichbar ist.
Eine gut vorbereitete Urlaubsvertretung sorgt dafür, dass man sorgenfrei auf Urlaub gehen kann und nach dem Urlaub nicht in ein Chaos unerledigter Aufgaben zurückkommt.
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