Von E-Mails überflutet und in Terminen gefangen – so sieht der Alltag deutscher Topmanager laut einer Studie des Beratungsunternehmens Bain & Company aus, die sich mit dem Organisieren knapper Unternehmensressourcen befasst hatte. Gut zwei Tage einer Arbeitswoche verbringen Führungspersonen in Meetings mit mehr als drei Personen; gleichzeitig bekommen sie 30.000 E-Mails im Jahr.
In insgesamt 17 großen Unternehmen wurde das Zeitmanagement untersucht – unter anderem nahmen Boeing und Ford teil. Das Problem ist, so das Ergebnis der Studie, dass in vielen Unternehmen Termine nicht akkurat genug geplant werden und so wertvolle Zeit verloren geht.
Die gesamte Belegschaft der beobachteten Konzerne verbringt rund 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen – Tendenz steigend. Allein die Topmanager verbringen jährlich 7000 Stunden in Besprechungen. Die Zahl wächst auf 300.000 Stunden, wenn Vor- und Folgebesprechungen hinzugerechnet werden.
Die meisten Besprechungen sind überflüssig
Die Topmanager führen die meisten ihrer Besprechungen nur aus Gewohnheit. Zwei Tage pro Woche halten sich Führungskräfte im Schnitt in Besprechungen mit drei oder mehr Teilnehmern auf. Imeyen Ebong, Leiter der Praxisgruppe Organisation bei Bain & Company, sieht vor allem strukturelle Probleme, in denen die Manager arbeiten. Viele Kollegen erwarten oft, dass ihnen schnell geantwortet wird – wenn nicht, zeigen sie sich verärgert. Die Folge: Die Chefs verbringen Stunden mit dem Lesen und Sortieren von E-Mails.
Der Chef besucht Konferenzen, obwohl er sie für Zeitverschwendung hält – weil es eben von ihm erwartet wird. In dieser Zeit verschickt er mindestens alle zehn Minuten eine neue Mail, an Kollegen und die Welt. Das kostet jede Menge Zeit und Geld – das problemlos gespart werden könnte, würden einige Regeln konsequent beachtet werden, so Ebong.
Laut der Studie gehen den Firmen so jedes Jahr Millionen Euro verloren. Die Schlussfolgerung: Zeit müsste so effizient gemanagt werden wie andere knappe Ressourcen. „Wir haben mit einer speziellen Produktivitätssoftware die Mail- und Meeting-Aktivitäten der Manager ausgewertet und sie nach Konferenzen befragt, wie effizient die jeweilige Sitzung war. Oft kam dabei die Antwort: ,Ich hätte die Zeit besser anders investiert‘“, sagt Ebong.
Ein zweiter Kostenfresser sind die E-Mails. Im Schnitt bekommen Manager an jedem Wochentag 113 Nachrichten. In den 70er-Jahren gab es dagegen nur 1000 Anfragen und Mitteilungen im Jahr.
Wenn Zeit wirklich Geld wäre
Setzt sich der Anstieg an Nachrichten im bisherigen Tempo fort, werden Manager künftig mehr als einen Arbeitstag pro Woche für das Lesen und Beantworten von Mitteilungen aufwenden müssen. Ebong: „Wäre Zeit tatsächlich Geld und würde sie so behandelt werden, hätten viele Unternehmen mit riesigen Verlusten zu kämpfen.“
Einen enorm ineffizienten Umgang mit Ressourcen in den Managementreihen beobachtet auch Christine Walker. Sie berät Topmanager und Chefs, um deren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. „Es könnte so viel wertvolle Zeit gespart werden, würden die Chefs mehr Aufgaben an ihre Assistenten delegieren“, sagt Walker.
„Ich vergleiche das immer mit einem Formel-1-Piloten: Der steigt beim Boxenstopp ja auch nicht aus und überprüft, ob die Reifen richtig aufgepumpt sind.“ Würde konsequent das Team mit verantwortungsvollen Aufgaben betraut werden, könnten sich die Chefs einen ganzen Tag pro Woche anderen, wichtigeren Aufgaben widmen – und so nicht nur Zeit, sondern auch jede Menge Geld einsparen.
