PDF: Anleitung HÜL-Abgleich - Landesamt für Finanzen - Bayern
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<strong>Landesamt</strong> <strong>für</strong> <strong>Finanzen</strong> Regensburg<br />
<strong>HÜL</strong>-<strong>Abgleich</strong><br />
Stand Version 4.0 BayMBS<br />
Die Kontoauszugs-Datei der Kasse enthält – wie vom Papierauszug bekannt - sämtliche Ist-<br />
Buchungen - also Gutschriften und Belastungen - sowie je angesprochenen Titel den Jahressummen-Satz<br />
(Saldo seit 01.01. des Jahres) und Monatssummen-Satz (Saldo seit 01.<br />
des Monats).<br />
Wegen der komplexen Verarbeitung läuft der maschinelle Kontoabgleich relativ lang, unterbrechen<br />
Sie aber nicht die Verarbeitung, da die Protokolle erst dem nach Abschluss des Imports<br />
aus dem XML-Format in <strong>PDF</strong>-Dateien aufbereitet werden.<br />
Beim <strong>Abgleich</strong> von Buchungen werden umfangreiche Plausibilitäten überprüft, z.B. die Budgetnummer.<br />
Ist eine Plausibilität nicht erfüllt, so wird der betroffene Satz mit entsprechender<br />
Fehlermeldung abgewiesen, z.B. „Budgetnummer stimmt nicht überein!“.<br />
Es werden je betroffene Anordnungsstellen-Nummer fünf Importprotokolle erzeugt:<br />
das Protokoll der fehlerhaften Sätze in der Form 0615500KA0880001e.pdf<br />
das Protokoll der erfolgreich abgeglichenen Sätze in der Form 0615500KA0880001s.pdf<br />
das Protokoll der erfolgreich nachgebuchten Sätze in der Form 0615500KA0880001b.pdf<br />
das Protokoll der Summensätze in der Form 0615500KA0880001y.pdf<br />
das Protokoll der nicht abgleichbaren Sätze in der Form 0615500KA0880001n.pdf<br />
wobei 0615500 <strong>für</strong> die Anordnungsstellen-Nummer und KA0880001 <strong>für</strong> den Namen der Kontoauszugsdatei<br />
steht. Die Protokolle werden unabhängig vom Druckkennzeichen nur als Datei<br />
angelegt. Sie können mit dem Adobe Acrobat Reader geöffnet und ausgedruckt werden.<br />
Im Protokoll der fehlerhaften Sätze sind z.B. enthalten:<br />
- Zahlungen aus PK-Fällen und Abschlagszahlungen, die vor BayMBS Version 3.0<br />
(ALTFALL, siehe ergänzende Hinweise) oder ohne BayMBS aufgebaut wurden. Die<br />
Meldung im Import-Protokoll lautet: „Buchung ist nicht vorhanden“.<br />
- BayTKA-Zahlungen, bei denen über das TKA-Formblatt F001 die falsche Buchungsstelle<br />
(Ebenen) mitgeteilt wurde Meldungen z.B. „Buchung auf dieser Ebene nicht<br />
möglich“, „Buchungsstelle ist im System nicht bekannt oder zur Zeit nicht verfügbar“,<br />
„Feld Ebene 1 darf nicht gefüllt sein“, ...<br />
- Auszahlungen auf Grund einer wiederkehrenden Sollstellung mit anderer PK-Art als<br />
503 oder 504, bei denen die Betragshöhe nicht fest steht und die deshalb mit laufendem<br />
Betrag 0 angeordnet wurden, also z.B. verbrauchsabhängige Zahlungen. Hier<br />
muss der Sachbearbeiter den Rechnungsbetrag mit dem Abbuchungsbetrag vergleichen;<br />
dies wird durch das manuelle Nachbuchen quittiert.<br />
Im Protokoll der nicht abgleichbaren Sätze sind z.B. enthalten:<br />
- Geldeingänge <strong>für</strong> einmalige und wiederkehrende Sollstellungen einer Haushaltseinnahme,<br />
da diese auch mittels Zahlungsanzeigendatei importiert werden können. Eine<br />
Überprüfung kann entfallen, wenn ein Zahlungsanzeigenschlüssel beginnend mit 1<br />
oder 2 gewählt wurde und der maschinelle Zahlungsanzeigenimport durchgeführt<br />
wurde. Die Meldung im Import-Protokoll lautet: „Einnahme nicht relevant!“.<br />
- Zahlungen, die nicht von oder über BayMBS / BayTKA angeordnet werden. Die Meldung<br />
im Import-Protokoll lautet: „Zahlung nicht relevant!“.<br />
Hierzu gehören auch die Mehrwertsteuerbuchungen bei Auslandszahlungen<br />
Leitstelle MBS Stand 10/2005 1
<strong>Landesamt</strong> <strong>für</strong> <strong>Finanzen</strong> Regensburg<br />
Im Protokoll der Summensätze sind enthalten:<br />
- Monats- und Jahressummensätze.<br />
Die Meldung im Import-Protokoll lautet: „Monatssummensatz wird nicht verarbeitet!“/<br />
„Jahressummensatz wird nicht verarbeitet!“.<br />
In BayMBS gibt es keine entsprechenden Summen, da die Mittel bereits zum Zeitpunkt der<br />
Anordnung mitgeschrieben werden.<br />
Im Protokoll der erfolgreich abgeglichen Sätze sind Datensätze enthalten, die lediglich<br />
abgeglichen werden (Buchungsnummer und Buchungstag der Kasse werden übernommen)<br />
- einmalige Auszahlungen (auch Auslandsauszahlungen in EUR), die von BayMBS<br />
angeordnet und bei der Kasse ausgeführt wurden. Voraussetzung hier<strong>für</strong> ist, dass die<br />
Anordnung über BayMBS, also mittels BayMBS-Maske oder Import aus einem Fachverfahren,<br />
erfolgte.<br />
- Umbuchungen (sowohl Belastung als auch Gutschrift)<br />
Die Meldung im Import-Protokoll lautet: „Erfolgreicher <strong>Abgleich</strong> der Buchung!“.<br />
Im Protokoll der nachgebuchten Sätze sind Datensätze enthalten, die nachgebucht werden<br />
(Buchungsnummer und Buchungstag der Kasse werden übernommen)<br />
- Auszahlungen auf Grund einer wiederkehrenden Sollstellung mit festem laufendem<br />
Betrag oder PK-Art 503/504, sobald die Kasse die Auszahlung getätigt hat. Diese<br />
Auszahlungen werden mit dem Einlesen der Kontoauszugsdatei automatisch nachgebucht.<br />
- Auslandsauszahlungen in Fremdwährung (= NICHT-EUR).<br />
Diese Zahlungen werden mit dem Einlesen der Kontoauszugsdatei automatisch in<br />
EUR nachgebucht, die dazugehörige Festlegung wird automatisch aufgelöst.<br />
- Buchungen, die über BayTKA angeordnet wurden (Gutschriften und Belastungen).<br />
Die Meldung im Import-Protokoll lautet z.B.: „Wk. Auszahlung erfolgreich nachgebucht“/<br />
„Auslandszahlung mit Festlegungsauflösung erfolgreich nachgebucht!“/<br />
„BayTKA-Buchung erfolgreich nachgebucht!“<br />
Ergänzende Hinweise:<br />
ALTFALL<br />
Abschlagszahlungen und Auszahlungen auf Grund einer wiederkehrenden Sollstellung, die<br />
bereits vor der BayMBS-Version 3.0 aufgenommen wurden, können nicht abgeglichen werden,<br />
da das Feld „Buchungsnummer“ hier mit „ALTFALL“ belegt ist. Es dient als Kennzeichnung,<br />
um Daten dieser Fälle wie bis zur Version 2.1 mit der Kasse auszutauschen.<br />
Suche nach nicht abgeglichenen Buchungen<br />
In der Maske Auskunft-<strong>HÜL</strong> ermöglicht das Selektionskriterium "ohne Buchungsnummer",<br />
die noch nicht abgeglichenen Zahlungen zu finden. Es kann jederzeit mit anderen Selektionskriterien,<br />
z.B. Titel, Buchungsart-Schlüssel, Buchungszeitraum kombiniert werden.<br />
Die erfolgreich abgeglichenen Buchungen können mit der Option „mit Buchungsnummer“<br />
gesucht werden, mit der Option „ALTFALL“ werden die nicht abgleichbaren Buchungen aufgelistet.<br />
Leitstelle MBS Stand 10/2005 2
<strong>Landesamt</strong> <strong>für</strong> <strong>Finanzen</strong> Regensburg<br />
Wiederkehrende Auszahlungen außerhalb BayMBS<br />
Wurde ein PK-Fall nicht über BayMBS angeordnet, so werden die Auszahlungen stets in das<br />
Protokoll der fehlerhaften Sätze geschrieben. Soweit bei der Anordnung der Sollstellung der<br />
Kasse eine <strong>HÜL</strong>-Nr. mitgeteilt wurde, wird in der Kontoauszugsdatei die <strong>HÜL</strong>-Nr. der Sollstellung<br />
bei den einzelnen Auszahlungen geliefert.<br />
Ist diese <strong>HÜL</strong>-Nr. nicht in BayMBS vorhanden, lautet die Meldung: „Buchung ist nicht vorhanden“<br />
Soweit diese <strong>HÜL</strong>-Nr. bereits in BayMBS vorhanden, aber noch nicht abgeglichen ist, lautet<br />
die Meldung „Betrag stimmt nicht überein“,<br />
Ist die MBS-Buchung mit dieser <strong>HÜL</strong>-Nr. abgeglichen und damit mit der Buchungsnummer<br />
der Kasse ergänzt, lautet die Meldung „Achtung Doppelbuchung“<br />
Sicherheiten gegen doppeltes Einlesen derselben Kontoabgleichsdatei:<br />
In die Kontoauszugs-Datei wird der Vermerk „- BEARBEITET DURCH BAYMBS -“ eingetragen,<br />
um ein versehentliches wiederholtes Einlesen der Datei zu verhindern. Beim weiteren<br />
Import-Versuch erscheint der Hinweis „<strong>HÜL</strong>-<strong>Abgleich</strong> <strong>für</strong> diesen Zeitraum bereits erfolgt.<br />
Wollen Sie trotzdem fortfahren?“.<br />
Beim wiederholten Einlesen werden die bereits erfolgreich abgeglichenen Buchungen wie<br />
folgt abgewiesen: „Achtung Doppelbuchung“ oder „Buchungsnummer bereits vorhanden“.<br />
Bei Problemen und Sonderfällen, die hier nicht beschrieben sind, hilft Ihnen unser Anwenderservice<br />
gerne weiter.<br />
E-Mail: hotline-r@lff.bayern.de<br />
Telefon: 0941 / 5044-500<br />
Leitstelle MBS Stand 10/2005 3