PDF: Anleitung HÜL-Abgleich - Landesamt für Finanzen - Bayern

<strong>Landesamt</strong> <strong>für</strong> <strong>Finanzen</strong> Regensburg<br />

<strong>HÜL</strong>-<strong>Abgleich</strong><br />

Stand Version 4.0 BayMBS<br />

Die Kontoauszugs-Datei der Kasse enthält – wie vom Papierauszug bekannt - sämtliche Ist-<br />

Buchungen - also Gutschriften und Belastungen - sowie je angesprochenen Titel den Jahressummen-Satz<br />

(Saldo seit 01.01. des Jahres) und Monatssummen-Satz (Saldo seit 01.<br />

des Monats).<br />

Wegen der komplexen Verarbeitung läuft der maschinelle Kontoabgleich relativ lang, unterbrechen<br />

Sie aber nicht die Verarbeitung, da die Protokolle erst dem nach Abschluss des Imports<br />

aus dem XML-Format in <strong>PDF</strong>-Dateien aufbereitet werden.<br />

Beim <strong>Abgleich</strong> von Buchungen werden umfangreiche Plausibilitäten überprüft, z.B. die Budgetnummer.<br />

Ist eine Plausibilität nicht erfüllt, so wird der betroffene Satz mit entsprechender<br />

Fehlermeldung abgewiesen, z.B. „Budgetnummer stimmt nicht überein!“.<br />

Es werden je betroffene Anordnungsstellen-Nummer fünf Importprotokolle erzeugt:<br />

das Protokoll der fehlerhaften Sätze in der Form 0615500KA0880001e.pdf<br />

das Protokoll der erfolgreich abgeglichenen Sätze in der Form 0615500KA0880001s.pdf<br />

das Protokoll der erfolgreich nachgebuchten Sätze in der Form 0615500KA0880001b.pdf<br />

das Protokoll der Summensätze in der Form 0615500KA0880001y.pdf<br />

das Protokoll der nicht abgleichbaren Sätze in der Form 0615500KA0880001n.pdf<br />

wobei 0615500 <strong>für</strong> die Anordnungsstellen-Nummer und KA0880001 <strong>für</strong> den Namen der Kontoauszugsdatei<br />

steht. Die Protokolle werden unabhängig vom Druckkennzeichen nur als Datei<br />

angelegt. Sie können mit dem Adobe Acrobat Reader geöffnet und ausgedruckt werden.<br />

Im Protokoll der fehlerhaften Sätze sind z.B. enthalten:<br />

- Zahlungen aus PK-Fällen und Abschlagszahlungen, die vor BayMBS Version 3.0<br />

(ALTFALL, siehe ergänzende Hinweise) oder ohne BayMBS aufgebaut wurden. Die<br />

Meldung im Import-Protokoll lautet: „Buchung ist nicht vorhanden“.<br />

- BayTKA-Zahlungen, bei denen über das TKA-Formblatt F001 die falsche Buchungsstelle<br />

(Ebenen) mitgeteilt wurde Meldungen z.B. „Buchung auf dieser Ebene nicht<br />

möglich“, „Buchungsstelle ist im System nicht bekannt oder zur Zeit nicht verfügbar“,<br />

„Feld Ebene 1 darf nicht gefüllt sein“, ...<br />

- Auszahlungen auf Grund einer wiederkehrenden Sollstellung mit anderer PK-Art als<br />

503 oder 504, bei denen die Betragshöhe nicht fest steht und die deshalb mit laufendem<br />

Betrag 0 angeordnet wurden, also z.B. verbrauchsabhängige Zahlungen. Hier<br />

muss der Sachbearbeiter den Rechnungsbetrag mit dem Abbuchungsbetrag vergleichen;<br />

dies wird durch das manuelle Nachbuchen quittiert.<br />

Im Protokoll der nicht abgleichbaren Sätze sind z.B. enthalten:<br />

- Geldeingänge <strong>für</strong> einmalige und wiederkehrende Sollstellungen einer Haushaltseinnahme,<br />

da diese auch mittels Zahlungsanzeigendatei importiert werden können. Eine<br />

Überprüfung kann entfallen, wenn ein Zahlungsanzeigenschlüssel beginnend mit 1<br />

oder 2 gewählt wurde und der maschinelle Zahlungsanzeigenimport durchgeführt<br />

wurde. Die Meldung im Import-Protokoll lautet: „Einnahme nicht relevant!“.<br />

- Zahlungen, die nicht von oder über BayMBS / BayTKA angeordnet werden. Die Meldung<br />

im Import-Protokoll lautet: „Zahlung nicht relevant!“.<br />

Hierzu gehören auch die Mehrwertsteuerbuchungen bei Auslandszahlungen<br />

Leitstelle MBS Stand 10/2005 1

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<strong>Landesamt</strong> <strong>für</strong> <strong>Finanzen</strong> Regensburg<br />

Im Protokoll der Summensätze sind enthalten:<br />

- Monats- und Jahressummensätze.<br />

Die Meldung im Import-Protokoll lautet: „Monatssummensatz wird nicht verarbeitet!“/<br />

„Jahressummensatz wird nicht verarbeitet!“.<br />

In BayMBS gibt es keine entsprechenden Summen, da die Mittel bereits zum Zeitpunkt der<br />

Anordnung mitgeschrieben werden.<br />

Im Protokoll der erfolgreich abgeglichen Sätze sind Datensätze enthalten, die lediglich<br />

abgeglichen werden (Buchungsnummer und Buchungstag der Kasse werden übernommen)<br />

- einmalige Auszahlungen (auch Auslandsauszahlungen in EUR), die von BayMBS<br />

angeordnet und bei der Kasse ausgeführt wurden. Voraussetzung hier<strong>für</strong> ist, dass die<br />

Anordnung über BayMBS, also mittels BayMBS-Maske oder Import aus einem Fachverfahren,<br />

erfolgte.<br />

- Umbuchungen (sowohl Belastung als auch Gutschrift)<br />

Die Meldung im Import-Protokoll lautet: „Erfolgreicher <strong>Abgleich</strong> der Buchung!“.<br />

Im Protokoll der nachgebuchten Sätze sind Datensätze enthalten, die nachgebucht werden<br />

(Buchungsnummer und Buchungstag der Kasse werden übernommen)<br />

- Auszahlungen auf Grund einer wiederkehrenden Sollstellung mit festem laufendem<br />

Betrag oder PK-Art 503/504, sobald die Kasse die Auszahlung getätigt hat. Diese<br />

Auszahlungen werden mit dem Einlesen der Kontoauszugsdatei automatisch nachgebucht.<br />

- Auslandsauszahlungen in Fremdwährung (= NICHT-EUR).<br />

Diese Zahlungen werden mit dem Einlesen der Kontoauszugsdatei automatisch in<br />

EUR nachgebucht, die dazugehörige Festlegung wird automatisch aufgelöst.<br />

- Buchungen, die über BayTKA angeordnet wurden (Gutschriften und Belastungen).<br />

Die Meldung im Import-Protokoll lautet z.B.: „Wk. Auszahlung erfolgreich nachgebucht“/<br />

„Auslandszahlung mit Festlegungsauflösung erfolgreich nachgebucht!“/<br />

„BayTKA-Buchung erfolgreich nachgebucht!“<br />

Ergänzende Hinweise:<br />

ALTFALL<br />

Abschlagszahlungen und Auszahlungen auf Grund einer wiederkehrenden Sollstellung, die<br />

bereits vor der BayMBS-Version 3.0 aufgenommen wurden, können nicht abgeglichen werden,<br />

da das Feld „Buchungsnummer“ hier mit „ALTFALL“ belegt ist. Es dient als Kennzeichnung,<br />

um Daten dieser Fälle wie bis zur Version 2.1 mit der Kasse auszutauschen.<br />

Suche nach nicht abgeglichenen Buchungen<br />

In der Maske Auskunft-<strong>HÜL</strong> ermöglicht das Selektionskriterium "ohne Buchungsnummer",<br />

die noch nicht abgeglichenen Zahlungen zu finden. Es kann jederzeit mit anderen Selektionskriterien,<br />

z.B. Titel, Buchungsart-Schlüssel, Buchungszeitraum kombiniert werden.<br />

Die erfolgreich abgeglichenen Buchungen können mit der Option „mit Buchungsnummer“<br />

gesucht werden, mit der Option „ALTFALL“ werden die nicht abgleichbaren Buchungen aufgelistet.<br />

Leitstelle MBS Stand 10/2005 2

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<strong>Landesamt</strong> <strong>für</strong> <strong>Finanzen</strong> Regensburg<br />

Wiederkehrende Auszahlungen außerhalb BayMBS<br />

Wurde ein PK-Fall nicht über BayMBS angeordnet, so werden die Auszahlungen stets in das<br />

Protokoll der fehlerhaften Sätze geschrieben. Soweit bei der Anordnung der Sollstellung der<br />

Kasse eine <strong>HÜL</strong>-Nr. mitgeteilt wurde, wird in der Kontoauszugsdatei die <strong>HÜL</strong>-Nr. der Sollstellung<br />

bei den einzelnen Auszahlungen geliefert.<br />

Ist diese <strong>HÜL</strong>-Nr. nicht in BayMBS vorhanden, lautet die Meldung: „Buchung ist nicht vorhanden“<br />

Soweit diese <strong>HÜL</strong>-Nr. bereits in BayMBS vorhanden, aber noch nicht abgeglichen ist, lautet<br />

die Meldung „Betrag stimmt nicht überein“,<br />

Ist die MBS-Buchung mit dieser <strong>HÜL</strong>-Nr. abgeglichen und damit mit der Buchungsnummer<br />

der Kasse ergänzt, lautet die Meldung „Achtung Doppelbuchung“<br />

Sicherheiten gegen doppeltes Einlesen derselben Kontoabgleichsdatei:<br />

In die Kontoauszugs-Datei wird der Vermerk „- BEARBEITET DURCH BAYMBS -“ eingetragen,<br />

um ein versehentliches wiederholtes Einlesen der Datei zu verhindern. Beim weiteren<br />

Import-Versuch erscheint der Hinweis „<strong>HÜL</strong>-<strong>Abgleich</strong> <strong>für</strong> diesen Zeitraum bereits erfolgt.<br />

Wollen Sie trotzdem fortfahren?“.<br />

Beim wiederholten Einlesen werden die bereits erfolgreich abgeglichenen Buchungen wie<br />

folgt abgewiesen: „Achtung Doppelbuchung“ oder „Buchungsnummer bereits vorhanden“.<br />

Bei Problemen und Sonderfällen, die hier nicht beschrieben sind, hilft Ihnen unser Anwenderservice<br />

gerne weiter.<br />

E-Mail: hotline-r@lff.bayern.de<br />

Telefon: 0941 / 5044-500<br />

Leitstelle MBS Stand 10/2005 3