Vereinbarung über Aufwandsentschädigung für neben - TV ...

Vereinbarung über Aufwandsentschädigung für nebenberufliche 

Vereinstätigkeiten 

Zwischen dem 

TV Trappenkamp e. V., nachstehend TVT genannt, 

dieser vertreten durch den vertretungsberechtigten Vorstand, 

Herrn Hans-Henning Uhde von Reichenbach und Frau Regina Evenburg 

wohnhaft Postfach 1432, 24605 Trappenkamp 

wird im Hinblick auf die nebenberufliche, ehrenamtliche Tätigkeit für den Verein Folgendes vereinbart: 

1. Herr/Frau (nachstehend Ehrenamtler genannt) hat sich bereit 

erklärt, für den Verein nebenberuflich folgende Arbeiten/Tätigkeiten über ein nichtselbständiges Beschäftigungsverhältnis 

zu übernehmen: Tätigkeit 

2. Vereinbart wird hierfür, dass diese nichtselbständige Tätigkeiten wöchentlich/monatlich, dies im Zeitraum 

von Uhrzeit des Zeitraumes Uhr für den Verein erbracht und ausgeführt 

werden. 

Alternativ: 

Die zuvor beschriebene Vereinstätigkeit ist ohne genaue zeitliche Festlegung zu erbringen, Herr/Frau 

verpflichtet sich jedoch, dies in konkreter Absprache mit der Vereinsführung, den erwünschten Leistungserfolg 

im Vereinsinteresse zu gewährleisten. 

3. Der Ehrenamtler erhält für die oben genannten Tätigkeiten eine einmalige/monatlich abzurechnende 

Pauschalvergütung in Höhe von Euro. Der Betrag ist nach Leistungserbringung zum Ende des 

Monats zur Auszahlung fällig. 

4. Mit dieser Vergütungsregelung ist der gesamte Eigenaufwand für diese Vereinstätigkeit pauschal damit 

abgegolten. Der Ehrenamtler erklärt, dass bei der Abrechnung des fälligen eigenen pauschalen Aufwandsersatzes 

der persönliche Ehrenamts-Freibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG vollumfänglich berücksichtigt 

werden soll. Der Ehrenamtler versichert weiterhin, dass es sich um eine nebenberufliche Tätigkeit für 

den Verein handelt, dieser persönliche Freibetrag in Höhe von 500 Euro auch nicht anderweitig ganz oder 

teilweise für andere vergleichbare Tätigkeiten/Beschäftigungsverhältnisse in Anspruch genommen 

wurde. 

5. Soweit die vereinbarte Aufwandsentschädigung den persönlichen Jahresfreibetrag von 500 Euro nach § 

3 Nr. 26a EStG überschreiten sollte, erfolgt dann eine Vergütungsabrechnung auf der Grundlage eines 

geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses (400 Euro-Minijob-Verhältnis). Der Ehrenamtler erklärt sich 

hiermit ausdrücklich bereit, zwecks ordnungsgemäßer Abrechnung, Anmeldung bei der Bundesknappschaft 

See-Bahn und im Hinblick auf die von Seiten des Vereins zu übernehmenden Pauschalbeiträge, 

sämtliche in diesem Zusammenhang notwendigen Erklärungen abzugeben. Dies ergänzend auch mit der 

Versicherung, dass es sich um ein dann zeitlich erstes Minijob-Verhältnis für den Verein handelt. 

6. Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam oder undurchführbar sein, so lässt dies die Gültigkeit 

der übrigen Bestimmungen dieser Vereinbarung unberührt. Die Parteien verpflichten sich zusammenzuwirken, 

um die unwirksame oder undurchführbare Bestimmung durch eine wirksame und durchführbare 

Bestimmung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Ergebnis der unwirksamen oder undurchführbaren 

Bestimmung möglichst nahe kommt. 

________________________________ 

(Ort/Datum) 

_______________________________ __________________________________ 

Für den TVT 

Bankverbindung: 

Der Ehrenamtler

Hinweis: 

Die Neuregelung nach § 3 Nr. 26 EStG mit der Möglichkeit, Einnahmen aus nebenberuflicher Tätigkeit bis zu 

einem Betrag von 500 Euro pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen zu können, kann von 

Seiten der gemeinnützigen Vereine/Verbände oder sonstiger gemeinnütziger Körperschaften bei dem Einsatz/der 

Beschäftigung von Vereinsmitarbeitern genutzt werden. Es handelt sich bei dieser Regelung um 

einen persönlichen Jahres-Steuerfreibetrag, der somit von Personen für jegliche nebenberufliche Tätigkeiten 

für gemeinnützige Körperschaften bei der Abrechnung von erhaltenen Vergütungen genutzt werden kann. 

Die Vereinbarung sollte zweckmäßiger Weise bei geringen Aufwandsentschädigungen verwendet werden, 

also jahresbezogen für einen Gesamtbetrag bis insgesamt 500 Euro ab 2007. Das vorstehende Muster eignet 

sich daher für geringfügige Mithilfe von Mitgliedern, auch Nichtmitgliedern, gegenüber dem Verein, dies 

auf dem Status einer nichtselbständigen Beschäftigung. Also gerade für die üblichen Praxisfälle, bei denen 

bisher schon kleinere Dienstleistungen erbracht wurden und betragsunabhängig dies unter Beachtung der 

bestehenden lohn- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben vom Verein in seiner Arbeitgeberstellung 

abgerechnet werden musste. 

Hierbei sollte ergänzend Folgendes beachtet werden: 

? Die Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden, es gelten also in vergleichbarer Weise die gleichen 

Kriterien nach den Lohnsteuer-Richtlinien wie für den völlig separat zu betrachtenden Übungsleiter- 

Freibetrag. Bei einer Hauptbeschäftigung darf die Nebenbeschäftigung nicht mehr als 1/3 der Arbeitszeit, 

dies bezogen auf das Kalenderjahr,betragen. Wobei die nebenberufliche Tätigkeit auch bei Schülern, 

Studenten, Hausmann/Hausfrau, Rentnern/Pensionären gegeben ist, keine Hauptbeschäftigung daher 

personengruppenabhängig stets vorausgesetzt wird. 

? Die Möglichkeit, bis zu 500 Euro pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei als Aufwandsentschädigung 

erhalten zu können, besteht jedoch ausdrücklich nur für einen Einsatz im „steuerbegünstigten” Bereich 

bei Vereinen/Verbänden etc. Das Gesetz zielt darauf ab, dass man eine geringfügige Entschädigung 

für den persönlichen Aufwand als steuerfreie Einnahme erhalten kann. Dies egal, ob dies in Teilbeträgen 

monatlich erfolgt oder, je nach Vereinbarung, ein oder zweimal jährlich ausbezahlt wird. Typische 

Betätigungsfelder wären hierfür etwa die Erbringung von Aufsichtstätigkeiten, Tätigkeiten als Hallenwart/Platzwart, 

eine Aufwandsentschädigung für kleinere handwerkliche Leistungen im Vereinsinteresse, 

etwa für Rasenmähen, kleinere Instandhaltungsarbeiten etc., dies jedoch ausschließlich im steuerbegünstigten 

Bereich beim Verein. Hierzu zählen z. B. auch die Abrechnung der pauschalen Aufwandsentschädigungen 

für Trikotwäsche oder andere kleine Dienstleistungen im Vereinsbereich. Denkbar wäre 

auch die Zahlung einer geringen pauschalen Aufwandsentschädigung etwa für die nebenberufliche Mithilfe 

auf der Vereinsgeschäftsstelle oder die Zahlung eines Aufwandsersatzes für die Übernahme der 

Mitgliederverwaltung zuhause, Pflege der Vereins- Homepage o. ä. 

? Ein kleiner Vorbehalt- es ist davon auszugehen, dass wie üblich die Sozialversicherung der „Steuer” 

folgt. Es fehlt jedoch noch die gesetzgeberisch notwendige Umsetzung dieser Neureglung auch zur Freistellung 

im Sozialversicherungsrecht per Gesetz, so durch eine notwendige Änderung des SGB IV. Wobei 

ggf. durch Verwaltungsanweisung diese erwartete Rechtsfolge noch klarstellend vorläufig erfolgen 

wird bis dahin. 

? Nicht begünstigt sind jegliche Vergütungen im steuerpflichtigen, wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb von 

Vereinen oder Verbänden. Der Freibetrag kann so z. B. nicht für die Mithilfe in der eigenen Vereinsgaststätte, 

für dortige handwerkliche/gärtnerische Arbeiten oder Mithilfe etwa bei der Durchführung von Vereinsfesten 

etc. gewährt werden. Wegen der Überprüfung der Beschäftigungsverhältnisse ggf. zu einem 

späteren Zeitpunkt im Rahmen der üblichen Vereinsprüfungen durch das Finanzamt oder die Deutsche 

Rentenversicherung Bund insgesamt sollte auch zur Vermeidung der Arbeitgeberhaftung/Vereinshaftung 

als Arbeitgeber auf die trotzdem steuerfreien/steuerbegünstigten Tätigkeitsbereiche unbedingt geachtet 

werden. 

? Die ab dem Steuerjahr 2007 geltende Regelung ist als persönlicher Steuerfreibetrag, nicht als Steuerabzugsbetrag, 

ausgestaltet. Soweit, wie im Regelfall, eine nichtselbstständige Tätigkeit vorliegt, also quasi 

eine Arbeitnehmerstellung des sonst ehrenamtlich tätigen Vereinsmitarbeiters, kann der Freibetrag nach 

Leistungserbringung anteilig oder als Jahresfreibetrag berücksichtigt werden. Soweit sachverhaltsbezogen 

eine selbstständige, nebenberufliche Tätigkeit vorliegt, führt auch dies bei dem Empfänger noch 

nicht zu steuerpflichtigen Einnahmen, wenn die Aufwandsentschädigung nicht über 500 Euro pro Jahr 

liegt. 

? Die Regelung nach § 3 Nr. 26a EStG ist strikt zu trennen von der Übungsleiter-Freibetragsregelung. Eine 

Kombination zur Erhöhung der jeweiligen Freibeträge (2.100 Euro als Übungsleiter-Freibetrag nach § 3 

Nr. 26 EStG) und dem Ehrenamts-Freibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG (500 Euro) ist grundsätzlich ausge-

schlossen. Der Ehrenamts-Freibetrag darf auch nicht im Zusammenhang mit steuerfreien Aufwandsentschädigungen 

aus öffentlichen Kassen (§ 3 Nr. 12 EStG bzw. § 3 Nr. 16 EStG) in Höhe von 1.848 Euro 

zusätzlich gewährt werden. Denkbar wäre allenfalls, dass eine nachweisbare strikte Trennung der verschiedenen 

Tätigkeitsbereiche vorliegt, dass z. B. ein Vereinsmitarbeiter für nebenberufliche Tätigkeiten 

den Ehrenamts-Freibetrag erhält, daneben wiederum aufgrund getrennter Vereinbarung für die zusätzlichen, 

getrennt zu betrachtenden pädagogischen/betreuerischen Tätigkeiten dann den Übungsleiter- 

Freibetrag dann in Anspruch nehmen könnte. 

? Die über den neuen Freibetrag abzudeckende Aufwandsentschädigung ist dem Grunde nach mit einer 

entsprechenden Vereinbarung und Leistungserbringung an den Vereinshelfer auszuzahlen/zu überweisen. 

Wobei, dies bei einem freiwilligen Verzicht auf die Auszahlung de Vergütung bei Fälligkeit, ein Teil 

oder der gesamte Betrag auch als Spende dem Verein zufließen könnte. Soweit damit ein freiwilliger 

Aufwandsverzicht vorliegt, könnte mit Hinweis auch darauf, dass es sich um einen Verzicht auf Aufwendungen 

handelt, dies unter Verwendung des gültigen Spendenformulars eine Geld- 

Zuwendungsbestätigung bescheinigt werden. Wobei dann ergänzend der Verein als Empfänger auf die 

Umbuchung des Aufwands, dann als geflossene Spende im ideellen Bereich, zu achten hat. 

Hinweis zum Steuerjahr 2007: 

§ 3 Nr. 26a EStG gilt als Jahres-Freibetrag für das gesamte Steuerjahr 2007. Unabhängig von der steuerlichen 

Betrachtungsweise ist trotz der gesetzlich ausdrücklich vorgesehenen rückwirkenden Anwendung zum 

1.1.2007 ergänzend darauf zu achten, dass der Freibetrag erst bei fälligen/zur Auszahlung kommenden 

Aufwandsentschädigungen ab Oktober 2007 bis Ende Dezember 2007 angewendet wird. Steuerrechtlich ist 

es relativ unproblematisch, diesen Jahresfreibetrag für das Jahr 2007 oder 2008 zu nutzen. Die Sozialversicherungsträger 

vertreten hierzu jedoch die Auffassung, dass dieser Freibetrag z. B. bei bereits abgeschlossenen 

Abrechungsvorgängen erst ab Oktober 2007 angewendet werden kann. Zwar tritt das Gesetz nach 

der Gesetzesfassung rückwirkend zum 1.1.2007 in Kraft. Sowohl die Erhöhung des Übungsleiter-Freibetrags 

als auch die Freibetrags-Regelung nach § 3 Nr. 26a EStG mit dem Jahresfreibetrag von 500 Euro kann jedoch 

nicht auf bereits abgeschlossene/abgerechnete Vorgänge bis Ende September genutzt werden. Dies 

bedeutet, dass man allenfalls für die verbleibenden Monate Oktober bis Dezember 2007 den zur Verfügung 

stehenden Jahresfreibetrag von 500 Euro aufgeteilt oder als Gesamtbetrag bei fälligen abzurechnenden 

Vergütungen in diesem Zeitraum nutzen kann. 

Soweit es um die Gewährung einer Vorstands-Aufwandsentschädigung geht, sollte zusätzlich geprüft werden, 

ob die gemeinnützigkeitsrechtlichen Vorgaben eingehalten werden können. Findet sich in der Vereinssatzung 

z. B. der Hinweis, dass Vorstandstätigkeiten rein ehrenamtlich ausgeführt werden, ohne Hinweis auf 

die Möglichkeit einer Zahlung einer Aufwandsentschädigung, müsste dem Grunde nach rein theoretisch 

zunächst die Satzung auf diese Veränderung angepasst werden. Dies völlig unabhängig von der zutreffenden 

steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Abrechnung. Es genügt nicht nur ein interner Vorstandsbeschluss, 

sondern entweder kann die Zahlung einer pauschalen Aufwandsentschädigung für Tätigkeiten im 

Ehrenamt über die Satzung begründet werden oder es bedarf einer Herbeiführung eines Beschlusses der 

Mitgliederversammlung. Wobei nicht unbedingt genaue Beträge festgelegt werden müssen, jedoch die Zustimmung 

der Mitgliederversammlung als höchstes Organ im Verein vorliegen muss, dass eine wie auch 

immer der Höhe nach bestimmte Aufwandspauschale gewährt werden darf. 

Abschließend: Der neue Ehrenamts-Freibetrag soll zu einer Vereinfachung von Abrechnungsvorgängen 

beitragen, also ohne zusätzliche Beachtung der sonst wegen der Vergütungsbestandteile in Betracht kommenden 

Steuer- und Sozialversicherungskonsequenzen. Damit kann man zumindest den sicherlich im Ehrenamt 

anfallenden Eigenaufwand über eine Pauschalzahlung ersetzen, statt dem sonst notwendigen Einzelnachweis 

mit Beleg etc. Neben einer Vorstands-Pauschale für den Eigenaufwand kann, wie zuvor dargelegt, 

diese Freibetragsregelung durchaus auch für jegliche Mitglieder/auch Nichtmitglieder eingesetzt werden, 

die nebenberuflich sich für den Verein engagieren. Dies zur angestrebten Abdeckung des Eigenaufwands 

mit einem Pauschalbetrag, egal ob über monatliche Zahlweise oder entsprechend der Vereinbarung 

vielleicht auch nur halbjährlich/jährlich dann abgerechnet wird. 

Zum zutreffenden Umgang mit dem neuen Ehrenamts-Freibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG wird im Übrigen 

noch ein ergänzendes Schreiben des Bundesfinanzministeriums zum Jahreswechsel im Laufe des Jahres 

2008 erwartet. 

Tipp: 

Für die Zahlung von Vorstandpauschalen/ pauschale Entschädigungen für Vorstandsmitglieder, Kassenprüfer 

zur Abgeltung des Eigenaufwands ohne Einzelnachweis nach dieser Neureglung mit einem steuerfreien

Einnahmebereich bis 500 Euro ab 2007 sollte das Muster und die ergänzenden Satzungshinweise genutzt 

werden. 

Eine Vereinbarung für ehrenamtliche Tätigkeit im Verein, finden Sie in dieser Mustervorlage.

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