Übersicht 2 / Beschränkte Ausschreibung - bei der NBank

Übersicht 2 / Beschränkte Ausschreibung 

Beschränkte Ausschreibung 

Die beschränkte Ausschreibung ist grundsätzlich gegenüber der öffentlichen Ausschreibung nachrangig. 

So ist die beschränkte Ausschreibung nach den Regelungen der VOB/A und VOL/A nur in 

Ausnahmefällen zulässig; vgl. § 3 Abs. 3 VOL/A. 

Bis zum 31.12.2013 können sich Zuwendungsempfänger auf Erleichterungen aus dem 

Wertgrenzenerlass des Nds. Ministeriums für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr vom 25.11.2011 

(verlängert am 03.12.2012) berufen, welcher nach den Regelungen des Zuwendungsbescheides auch für 

Zuwendungsempfänger maßgeblich ist. Demgemäß kann eine beschränkte Ausschreibung von 

Bauleistungen (VOB) bis zu einem Auftragswert von 1 Mio. EUR, für Liefer- und Dienstleistungen (VOL) 

bis zu einem Auftragswert von 100 TEUR durchgeführt werden. 

Wie in jedem Vergabeverfahren ist auch bei der beschränkten Ausschreibung ein Wettbewerb 

herzustellen. Dazu geht die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes im Rahmen der beschränkten 

Ausschreibung aber nur an eine begrenzte Anzahl von Unternehmen. Mindestens sind dies fünf 

Unternehmen. 

1. Bekanntmachung 

Die Bekanntmachung des Verfahrens sollte dabei mindestens folgende Angaben enthalten: 

a) Bezeichnung (Anschrift) der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle und der den Zuschlag 

erteilenden Stelle sowie der Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen 

sind. 

b) Art der Vergabe, 

c) die Form, in der die Angebote und Teilnahmeanträge einzureichen sind, 

d) Art und Umfang der Leistung sowie den Ort der Leistungserbringung, 

e) gegebenenfalls die Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose, 

f) gegebenenfalls die Zulassung von Nebenangeboten, 

g) etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist, 

h) gegebenenfalls die Bezeichnung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt 

oder bei der sie eingesehen werden können, 

i) die Teilnahme, Angebots- und Bindefrist, 

j) die Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen, 

k) die wesentlichen Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten 

sind, 

l) die mit dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die die Auftraggeber für die 

Beurteilung der Eignung des Bewerbers verlangen, 

m) sofern verlangt, die Höhe der Kosten für Vervielfältigungen der Vergabeunterlagen, 

n) die Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen verlangt 

werden. 

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2. Auswahl Bieterkreis 

a) mit Teilnahmewettbewerb 

Grundsätzlich sollte einer beschränkten Ausschreibung ein sog. Teilnahmewettbewerb vorausgehen, 

welcher dazu dient, eine möglichst große Teilnehmerzahl zu erreichen und aus dieser dann die zur 

Auftragsausführung geeigneten Unternehmen zu ermitteln, die zur Angebotsabgabe aufgefordert 

werden. Die Bekanntmachung hat dabei in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern, 

Fachzeitschriften oder Internetportalen zu erfolgen. Eine genaue Art der Bekanntmachung mit 

Mindestanforderungen ist jedoch nicht geregelt. Daher ist es dem Projektträger weitgehend freigestellt, 

wie er den Teilnahmewettbewerb bekanntmacht, soweit ein ausreichender Wettbewerb geschaffen 

wird. 

Die Unternehmen, die sich um eine Teilnahme an dem Teilnahmewettbewerb bewerben, müssen ihre 

Eignung anhand der angeforderten Unterlagen nachweisen. Bewerben sich mehr geeignete 

Unternehmen als zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen, muss eine Begrenzung der 

Bewerberzahl anhand transparenter Kriterien erfolgen. 

b) ohne Teilnahmewettbewerb 

Sofern kein Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird, so sind Unternehmen direkt am Wettbewerb zu 

beteiligen. Wenn bereits ein ausreichend großer Unternehmenskreis und deren Eignung bekannt ist, 

können diese unmittelbar zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Wenn noch kein ausreichend 

großer Unternehmenskreis bekannt ist, so ist eine Markterkundung durchzuführen und die Eignung 

ausgewählter Unternehmen zu prüfen. Anschließend können dann die geeigneten Unternehmen zur 

Angebotsabgabe aufgefordert werden. 

c) Angebotsaufforderung 

Nachdem der Kreis geeigneter Bewerber ausgewählt worden ist, sind die Vergabeunterlagen den 

ausgewählten Unternehmen zusammen mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes zur 

Verfügung zu stellen. Die Vergabeunterlagen sollten dabei alle Unterlagen enthalten, die erforderlich 

sind, über eine Teilnahme am Verfahren zu entscheiden. In der Regel sind das die 

Bewerbungsbedingungen, die Zuschlagskriterien, die Leistungsbeschreibung sowie die 

Vertragsbedingungen. Ebenso ist es möglich, in diesem Rahmen bestimmte Nachweise anzufordern, 

welche zur Prüfung der Eignung dienen. Sollten Nebenangebote zugelassen sein, können die 

Anforderungen an solche in den Unterlagen näher spezifiziert werden. 

Sobald die Angebote eingereicht werden, sollte auf den ungeöffneten Umschlägen das Eingangsdatum 

(mit Uhrzeit) vermerkt werden. Dies dient zur Überprüfung der Einhaltung der Angebotsfrist. Schon im 

Zuge der Bekanntmachung der Ausschreibung sollte daher die für den Posteingang zuständige Stelle 

über die Ausschreibung und die notwendige Geheimhaltung der Inhalte eingehender Angebote 

informiert sein. Entsprechende Post kann dann schon bei Eingang aussortiert werden. Zu diesem Zweck 

sollte den Unternehmen mit Versand der Vergabeunterlagen, z.B. im Anschreiben, eine 

Vergabenummer oder ähnliche besondere Kennzeichnung mitgeteilt werden, die auf dem Umschlag 

deutlich sichtbar zu vermerken ist. 

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3. Eröffnungstermin 

Das Öffnen der Angebote ist erst im sog. Eröffnungstermin (Submission) unter Anwesenheit von Zeugen 

(mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers inkl. Verhandlungsführer) vorzunehmen. Dabei sind bei 

Vergaben nach VOB Bieter oder deren Bevollmächtigte berechtigt, am Termin teilzunehmen. Bei 

Vergaben nach der VOL sind Bieter hingegen nicht zugelassen. 

Das Öffnen der Angebote ist erst nach Ablauf der Frist zulässig. Daher ist der Ort, an dem der 

Eröffnungstermin stattfindet, bei Vergaben nach VOB so zu beschildern, dass auch Bieter, die „in letzter 

Sekunde“ ein Angebot abgeben wollen, diesen ohne Umstände finden können. 

Über die Öffnung ist eine Niederschrift anzufertigen, welche mindestens die Namen und Adressen der 

Bieter sowie den Preis enthalten sollte und zusätzlich den Hinweis, ob Nebenangebote eingereicht 

wurden. Zudem müssen Ausschlüsse, bspw. wegen Nichteinhaltung der Frist, gesondert erfasst werden. 

Beweise müssen gesichert werden, z.B. Umschläge aufbewahrt. Die Angebote müssen auch nach 

Öffnung sicher verwahrt und vertraulich behandelt werden. 

Die Angebote sollten im nächsten Schritt umgehend so markiert werden, dass eine nachträgliche 

Abänderung ausgeschlossen ist; z.B. mit einem sog. Sternlocher. 

4. Prüfung und Wertung der Angebote 

In einem ersten Prüfungsschritt sind die Angebote dann auf Vollständigkeit zu überprüfen. Dabei 

müssen (§ 16 Abs. Nr. 3 VOB/A) bzw. können (§ 16 Abs. 2 VOL/A) Erklärungen und Nachweise 

nachgefordert werden. Dies betrifft auch unwesentliche Preisangaben ohne Auswirkung auf den 

Gesamtpreis oder die Wertung. 

Eingehende Angebote müssen anschließend darauf hin überprüft werden, ob Ausschlussgründe nach 

§ 16 Abs. 1 VOB/A bzw. § 16 Abs. 3 VOL/A vorliegen. 

Anschließend wird die Eignungsprüfung anhand der angeforderten Nachweise durchgeführt sowie eine 

Prüfung der Angebote auf rechnerische, technische, wirtschaftliche Richtigkeit und Angemessenheit des 

angebotenen Preises. 

In einem letzten Schritt erfolgt dann eine Wertung anhand der in der Bekanntmachung oder den 

Vergabeunterlagen benannten Kriterien. Dabei ist das wirtschaftlichste Angebot entscheidend, nicht 

allein der niedrigste Preis; vgl. § 16 Abs. 6 Nr. 3 VOB/A bzw. § 18 Abs. 1 VOL/A. Es bleibt dem 

Auftraggeber jedoch vorbehalten, alleine den Preis als Kriterium zur Ermittlung des wirtschaftlichsten 

Angebots zu benennen. Daneben dürfen dann andere Erwägungen keine Rolle mehr spielen. 

Bei Ausschreibungen sind Verhandlungen mit den Bietern grundsätzlich ausgeschlossen; vgl. § 15 Abs. 3 

VOB/A bzw. 15 VOL/A. Der Auftraggeber darf von den Bietern lediglich Aufklärungen über das Angebot 

oder deren Eignung verlangen. 

Der Zuschlag muss schriftlich erfolgen. Dabei ist eine Zuschlagserteilung auch per Fax möglich. 

Nicht berücksichtigte Bieter sind schriftlich zu informieren, auf Antrag hin auch über die Gründe für die 

Nichtberücksichtigung sowie über den bezuschlagten Bieter. 

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Über das gesamte Verfahren ist von Anfang an eine schriftliche Dokumentation zu erstellen, die die 

einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen 

Entscheidungen darstellt; vgl. § 20 VOB/A bzw. § 20 VOL/A. 

© Investitions- und Förderbank Niedersachsen – NBank 2013 

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