Nebenkostenabrechnung - Thower.de

Checkliste: Mietnebenkosten / Betriebskostenabrechnung 

Betriebskosten/Mietnebenkosten (ausgenommen Heizkosten) sind nur zu zahlen, wenn dies eindeutig im Mietvertrag 

geregelt ist. Lediglich 17 verschiedene Nebenkosten sind gemäß Anlage 3 zu § 27 der II. Berechnungsverordnung 

umlagefähig. 

Allgemeine Prüfung der Nebenkostenabrechnung: 

• Mietvertrag prüfen: welche Nebenkosten sind laut Mietvertrag tatsächlich zu zahlen? Sind die zu zahlenden 

Nebenkosten eindeutig festgelegt? (allgemeine Formulierungen wie "die Abgaben auf das Haus trägt der Mieter", 

"der Mieter trägt die üblichen Nebenkosten", "Mietnebenkosten sind Angelegenheit des Mieters" sind unwirksam, 

aber: nicht alle 17 Nebenkostenpunkte müssen einzeln aufgeführt sein, denn der Hinweis im Vertrag "neben der 

Miete...sind die Kosten für die Betriebskosten gemäß der II. Berechnungsordnung Anlage 3 zu § 27 Absatz 1 zu 

zahlen" reicht aus) 

• Bezieht sich die Abrechnung auch tatsächlich auf Ihr Haus/Ihre Wohnung? 

• Beziehen sich die aufgeführten Betriebskosten auf den Abrechnungszeitraum? Stimmt der Abrechnungszeitraum? 

• Sind tatsächlich nur umlagefähige Kosten berücksichtigt (siehe Tabelle „Nebenkostenarten“)? 

• Sind einzelne Kostenpunkte doppelt aufgeführt? Enthalten einzelne Kostenpunkte Reparaturkosten (sind z.B. 

Reparaturkosten in Wartungskosten versteckt)? 

• Ist der Verteilerschlüssel korrekt und stimmt mit Ihrem Mietvertrag überein? 

• Sind alle Kostenpunkte verständlich und nachvollziehbar? 

• Sind Ihre Vorauszahlungen vom Vermieter korrekt berücksichtigt worden? 

• Gibt es (schwer erklärbare) starke Preissteigerungen im Vergleich zur Vorjahresabrechnung? 

Nebenkostenarten 

Nr. Art umlagefähig nicht umlagefähig 

1 laufenden öffentlichen Lasten Grundsteuern Grunderwerbsteuer, Hypothekengewinnabgabe, 

Vermögensteuer, 

Anlieger-, Erschließungs-, 

Straßenbaugebühren, Erbschaftssteuern 

(beachten: keine anteilige 

Grundsteuer z.B. für Garage, wenn 

keine Garage angemietet) 

2 Wasserversorgung Wasserverbrauch, Grundgebühren, Kosten 

für Verbrauchszähler, Zwischenzähler, 

Wasser-aufbereitungskosten, Strom, 

Wartung, Pflegekosten 

3 Entwässerung Haus-, Grundstücksentwässerung, 

Betriebskosten f. Entwässerungs-pumpe, 

hauseigene Klär- bzw. Sickergrube 

4 Heizkosten 

(Zusatzinfo siehe unten) 

nur Kosten der zentralen Heizungs-anlage 

gem. § 7 Abs. 2 Heizkosten-verordnung. 

verbrauchter Brennstoff, Betriebs-strom, 

Bedienung, Pflege u. Über-wachung der 

Anlage, regelmäßige Prüfgebühren d. 

Betriebsbereitschaft, Anlageneinstellung 

durch Fachmann, Reinigung v. 

Anlage/Betriebsraum, Schornsteinfeger, 

Emissionsschutz-messung, Mietkosten 

Verbrauchs-messer, Gebühren für Wärmemessdienst 

(Ablesen, Erstellen der 

Heizkostenabrechnung) 

5 Warmwasserkosten verbrauchsabhängiger Wasser-verbrauch 

(wenn nicht unter „Wasserversorgung“ 

berechnet), Wassererwärmung, Reinigung u. 

Wartung d. Warmwassergeräte, 

Sicherheitsprüfung, Einstellung durch 

Fachmann, Versorgung mit Fernwarmwasser 

6 verbundene Heizungs-, 

Warmwasseranlagen 

7 Personen-, Lastenaufzuges Betriebsstrom , Kosten für Beaufsichtigung, 

Bedienung, Überwachung, Pflege, 

Reinigung, Notrufbereitschaft 

Beachten: Vollwartungsverträge beinhalten 

oft Reparaturkosten von 20 bis 50%, die 

herausgerechnet werden müssen. Ist das 

nicht möglich, darf der Vermieter nur 80% der 

Kosten eines solchen Vertrages auf die 

Nebenkosten umlegen. 

Kosten für die Beseitigung einer 

Abflussverstopfung 

Reparatur, Versicherung der 

Heizungsanlage, eigener Aufwand des 

Vermieters für Erstellung der 

Heizkostenabrechnung 

Reparaturkosten

8 Straßenreinigung, Müllabfuhr Wegereinigung durch privates Unternehmen, 

Schneeräumung, Glatteisbeseitigung, 

Reinigungs- u. Streumittelkosten 

Übernimmt der Vermieter diese Aufgaben 

selbst, kann er Kosten (die er sonst an einen 

Dritten zahlen würde) berechnen, allerdings 

ohne Mehrwertsteuer. 

9 Hausreinigung, 

Ungezieferbekämpfung 

Reinigung gemeinsam benutzter Bereiche 

z.B. Flure, Treppen usw. [beachten: entfällt 

bei Reinigung durch Mieter (Hausordnung) 

oder wenn im Hausmeistergehalt bereits 

enthalten] 

laufende/regelmäßige Schädlingsbekämpfung 

10 Gartenpflege wenn Anlagen allen Mietern zugänglich: 

gärtnerische Pflege, Erneuerung von 

Pflanzen der Grünanlagen, Pflege des 

Spielplatzes, Beseitigung von Bäumen 

wegen Alter, Witterungs-, Umwelteinflüssen 

oder Größe 

11 Beleuchtung Stromkosten für Beleuchtung der gemeinsam 

benutzten Bereiche (z.B. Treppenhaus) 

12 Schornsteinreinigung Schornsteinfegergebühren gemäß 

Gebührenordnung (mögl. Doppelberechnung 

beachten: ist u.U. bereits unter 

„Heizkosten“ abgerechnet ) 

13 Versicherungskosten Sach-, Haftpflichtversicherungen (z.B. gegen 

Feuer-, Sturm-, Wasser-, Glas-schäden, 

Versicherung für Gebäude, Aufzug, Öltank) 

14 Hausmeister Vergütung, Sozialbeiträge 

Aufgabenbereich prüfen! 

Bei Pflege des Gartens, Heizungsüberwachung, 

Schneeräumung durch 

Hausmeister prüfen, ob Kosten nicht schon in 

anderen Kostenpunkten enthalten sind! 

15 Gemeinschaftsantenne, 

Kabelanschluss 

16 Gemeinschaftswaschmaschi 

ne 

(Bedingung: allen Mietern 

zugänglich) 

17 Sonstige Betriebskosten 

(müssen im Mietvertrag 

einzeln genannt sein, 

allgemeiner Hinweis reicht 

nicht!) 

A Sonderregelung für 

preisgebundene Wohnungen 

u. Sozialwohnungen 

Betriebs-, Strom-, Wartungskosten, bei 

Kabel: monatliche Grundgebühr 

Strom, Wartung, Reinigung, bei 

Münzgeräten muss Vermieter belegen, dass 

Kosten nicht durch die Einnahmen abgedeckt 

sind 

z.B. Wartung/Reinigung von Feuer-löschern, 

Müllschluckanlage, Lüftungsanlagen, 

hauseigenes Schwimmbad, Sauna 

Umlageausfallwagnis (max. 2 % der 

Betriebskosten) 

z.B. Kosten f. Container, um 

Bauschutt zu entsorgen 

einmalige Schädlingsbekämpfung 

Anschaffungskosten für Rasenmäher, 

Reparaturkosten Gartengeräte, Neuanlage 

eines Gartens, neue 

Pflasterung von Gehwegen 

Instandhaltungskosten (z.B. 

Glühbirnen) 

Rechtsschutzversicherung, 

Hausratsversicherung, 

Mieterverlustversicherung 

vom Hausmeister durchgeführte 

Reparaturarbeiten, Verschönerungen, 

Verwaltungsaufgaben 

einmalige Anschluss-, Installationsgebühren, 

Reparaturkosten 

Reparaturkosten 

TÜV, Fassadenreinigung 

Mögliche Fehlerquellen der Nebenkostenabrechnung: 

• Grundsätzlich keine Reparaturkosten (z.B. bei Wasserrohrbruch, defekter Heizkessel) 

• Sind Reparaturkosten in den Wartungskosten (= Betriebskosten) versteckt worden? 

• Ist die Grundsteuer für Wohn- und Gewerberäume getrennt berechnet worden (wenn Gewerberäume im Haus)? 

• Sind Versicherungen für Wohn- und Gewerberäume getrennt berechnet worden (wenn Gewerberäume im Haus)? 

• Sind Nebenkosten für leerstehende Wohnungen (Sache des Vermieters!) auf die übrigen Mieter umgelegt worden? 

• Garten: Keine Neuanlage des Gartens, nur Pflegekosten 

• Sind Kosten für Hausmeistertätigkeiten bereits unter anderen Punkten aufgeführt worden? 

• Beleuchtung: Sie müssen nicht für das Licht in einer Tiefgarage bezahlen, wenn Sie dort keinen Stellplatz haben. 

• Feuerlöscherwartung: Prüfen, ob nicht schon bei der Heizkostenabrechnung mit dabei. 

• Bei Ölheizungen: stimmt der Anfangsbestand mit dem Restbestand des Vorjahres überein? 

(Gesamtverbrauch des Hauses = Anfangsbestand + Zukäufen – Vorjahresrestbestand) 

• Es wurden folgende Kosten in Rechnung gestellt, die generell keine Nebenkosten sind: Bank- u. Kontoführungsgebühren, 

Reparaturkosten oder Instandhaltung des Mietshauses, Mietausfall-, Rechtsschutz-versicherung, Kosten 

für Wach- u. Schließgesellschaft, Kapitalkosten des Vermieters (Kreditzinsen, Instandhaltungsrücklagen bei 

vermieteten Eigentumswohnungen, Verwaltungskosten), Mehrwertsteuer auf die Abrechnung, Wartungskosten f. 

Klingel- o. Gegensprechanlage, Mitgliedsbeiträge des Vermieters im Grundeigentümerverband, Verwaltungskosten 

(Telefon, Porto, Kosten für eine beauftragte Hausverwaltung), Erbbauzinsen, Gastank-Miete o. TÜV-Gebühren für 

Abnahme

Rahmenbedingungen der Nebenkostenabrechnung: 

• Abrechnungsfrist 

Die jährliche Abrechnung über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf 

des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums vorzulegen (§556 Abs. 3 BGB, gültig für alle Zeiträume, die 

nach dem 01.09.2001 enden). 

Beispiel Abrechnungszeitraum Jan.02 bis Dez.02: die Abrechnung muss dem Mieter bis spätestens 31.12.03 

vorliegen. Nachforderung sind nach Ablauf der Frist ausgeschlossen, ausser der Vermieter hat die verspätete 

Vorlage nicht zu vertreten (z.B. die Rechnung der Heizölfirma liegt noch nicht vor). Der Vermieter muss es aber im 

Zweifelsfall belegen. Der Mieter kann seinen Vermieter auf Abrechnungserteilung verklagen und die laufenden 

Vorauszahlungen zurückhalten. 

• Umlagemaßstab 

Ist im Mietvertrag kein Umlagemaßstab für die Betriebskosten vereinbart, gilt der Flächenmaßstab (Anteil der 

Wohnfläche, §556a BGB). Wird der Verbrauch (z.B. Wasser) erfasst, muss der Vermieter jedoch verbrauchsabhängig 

abrechnen. Der Vermieter kann (durch einseitige schriftliche Erklärung) eine verbrauchsabhängige 

Abrechnung aller verbrauchs- und verursachungsabhängig erfassten Betriebkosten einführen (§556 BGB). 

• Aufschlüsselung 

Der Vermieter muss eine Abrechnung vorlegen, aus der sich zweifelsfrei erkennen lässt, welche Kosten angefallen 

sind, wie die Verteilerschlüssel aussehen (z.B. nach Wohnraum oder nach Anzahl der Personen) und welche 

Anteile auf den jeweiligen Mieter entfallen. Ohne Vorlage einer nachprüfbaren Abrechnung, darf der Mieter die 

geforderte Nachzahlung verweigern (BGH WM 84,127). Der Mieter hat das Recht die Originalbelege der 

Vermieters (ohne Angabe einer Begründung) einzusehen und einzeln zu prüfen. Der Vermieter ist jedoch nicht 

verpflichtet die Originale zuzusenden, Kosten für Fotokopien darf er berechnen. 

Wird dem Mieter die Einsicht in die Originalunterlagen verweigert, kann er die Nachforderung sowie weitere 

Vorauszahlungen ablehnen (Landgericht Duisburg Az.13 S 208/01). Einwendungen des Mieters gegen die 

Abrechnung müssen bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung erfolgen, ausser er kann 

nichts für die Versäumnis dieser Frist (§556 Abs.3 BGB). 

• Zahlung 

Mieter und Vermieter können eine monatliche feste Pauschalzahlung vereinbaren, wodurch die Nebenkosten 

(außer die getrennt zu berechnenden Heizkosten) abgegolten sind. 

Ist im Vetrag eine Vorauszahlungsvereinbarung (dabei zahlt der Mieter monatlich auch einen festgesetzten Betrag) 

festgeleg, muss der Vermieter einmal jählich alle umgelegten Betriebskosten genau abrechnen. 

Der Vermieter muss den Betrag an Hand der laufenden Kosten vorher begründen. Er darf dem Mieter durch eine 

geringe Vorauszahlungssumme aber keine günstige Gesamtmiete vortäuschen. Stellt sich heraus, dass ein Mieter 

extrem hohe Nachzahlungen der Nebenkosten zu leisten hat, so kann er eine Nachzahlung verweigern und sogar 

den Mietvertrag fristlos kündigen (dabei sollte aber erkennbar sein, dass eine bewusste Täuschung des Mieters 

durch den Vermieter über den Sachverhalt vorliegt, um eine günstige Miete vorzutäuschen). 

• Verjährung 

Sowohl der Anspruch des Vermieters auf Zahlung einer Nachforderung als auch der Rückzahlungsanspruch eines 

Mieters verjährt nach vier Jahren (§197 BGB). Beginn der Verjährungsfrist: am Ende des Jahres, in dem der 

Anspruch entstanden ist (z.B.: Abrechnung lag am 12.03.2002 vor, Verjährung beginnt erst mit Ablauf des 

31.12.2006) 

• Betriebskostenerhöhung 

Die Erhöhung einer vereinbarten Pauschale muss in Textform erfolgen und muss genau begründet und für den 

Mieter nachvollziehbar sein. Der Mieter muss die erhöhte Pauschale mit Beginn des auf die Erklärung folgenden 

übernächsten Monat zahlen. Vermindern sich die Betriebskosten, so muss der Vermieter seinen Mieter 

unverzüglich informieren und die Pauschale ist dann vom Zeitpunkt der Ermäßigung an herabzusetzen. (560 BGB) 

Bei Betriebskostenvorauszahlungen kann nach einer Abrechnung sowohl der Vermieter als auch der Mieter durch 

einseitige Erklärung (d.h. ohne Zustimmung des anderen) eine Anpassung der Vorauszahlung auf eine 

angemessene Höhe vornehmen (§ 560 Abs. 4 BGB). 

Zusatzinfo: Heizkosten 

Die Heizkostenverordnung ist für alle Arten von Mietverträgen und ist für die Vermietung von Wohnraum immer dann 

zwingendes Recht, wenn mindestens zwei Mieter von einer zentralen Heizungsanlage versorgt werden. Die 

Heizkostenverordnung hat vor etwaigen Mietvertragsformulierungen grundsätzlich Vorrang (es ist prinzipiell nicht zulässig, 

dass Heizkosten bereits in der Miete enthalten sind und eine monatliche Pauschale für die Heizung gezahlt wird, über die 

nicht mehr separat abgerechnet wird. 

Berechnungsmethode: 

• Abrechnung von min. 50% bzw. max. 70% der Heizkosten gem. tatsächlichem individuellem Verbrauch des 

Mieters (Verbrauchserfassung durch entsprechende Meßgeräte an allen Heizkörpern) 

• Rest der Heizkosten nach festem Maßstab (üblich: Wohnfläche) 

Der einmal festgelegte Berechnungsmaßstab kann vom Vermieter nur mit Zustimmung der Mieter geändert werden, ausser 

• innerhalb der ersten 3 Jahre nach der erstmaligen Festlegung 

• aufgrund baulicher Maßnahmen durch den Vermieter wird Heizenergie eingespart 

• es befinden sich Geschäftsräume und Mietwohnungen im Gebäude, wobei der Verbrauch getrennt erfasst werden 

soll 

Ausnahmen, Heizkostenverordnung ist nicht bindend: 

• bei 2-Familienhäusern, in denen der Vermieter selbst wohnt 

• die Verbrauchserfassung ist technisch unmöglich oder unwirtschaftlich 

• bei Heizungssystemen, die besonders energiesparend sind (Solaranlagen u.ä.) 

• Wärmeverbrauch ist vom Mieter nicht zu beeinflussen (z.B. alte Heizungsanlage, wobei alle Mieträume durch ein 

Rohr beheizt werden, nur gültig bei Wohnraum, der vor dem 01.07.1981 bezugsfertig war) 

• Studentenheimen, Alters- Pflegeheime, wenn der Verwaltungsaufwand der Verbrauchsermittlung wegen der 

geringen Wohnfläche und dem häufigen Wechsel der Mieter zu teuer ist

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