DIE SCHLUSSRECHNUNG - Wolf & Partner

<strong>DIE</strong> <strong>SCHLUSSRECHNUNG</strong><br />

In der Praxis kommt es häufig vor, dass aufgrund des Umfangs oder der Dauer eines Auftrags Anzahlungsrechnungen<br />

ausgestellt und entsprechende Vorauszahlungen geleistet werden. Nach Fertigstellung der<br />

Leistung (Lieferung oder sonstige Leistung) wird im Rahmen einer Schlussrechnung der Auftrag abgerechnet,<br />

wobei die bereits geleisteten Anzahlungen in Abzug gebracht werden. Wird die Endrechnung nicht<br />

korrekt ausgestellt, könnte es bei einer Betriebsprüfung ein böses Erwachen geben. Der vorliegende Artikel<br />

hilft Ihnen dabei, formale Fehler zu vermeiden, die zu einer zusätzlichen Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung<br />

führen können.<br />

1. Voraus- oder Anzahlungsrechnung<br />

Grundsätzlich müssen auch Voraus- oder Anzahlungsrechnungen die 11 Rechnungsmerkmale des § 11<br />

UStG enthalten (siehe RWP 2007/8). Zusätzlich ist bei Ausstellung von derartigen Rechnungen Folgendes<br />

zu beachten:<br />

.<br />

.<br />

.<br />

.<br />

Angabe des (vereinbarten) voraussichtlichen Zeitpunkts oder Zeitraums der Leistung oder<br />

Hinweis, dass zum Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung noch keine Vereinbarungen getroffen<br />

wurden<br />

Anstelle des Entgeltes und des darauf entfallenden Steuerbetrages tritt das vor Ausführung der<br />

Leistung vereinnahmte oder angeforderte (Teil-)Entgelt sowie der darauf entfallende Steuerbetrag<br />

Klare Bezeichnung der Rechnung als Anzahlungsrechnung oder Teilzahlungsrechnung<br />

Hinweis<br />

Geht aus der Rechnung nicht eindeutig hervor, dass es sich dabei um eine Voraus- bzw. Anzahlungsrechnung<br />

handelt, wird die ausgewiesene Umsatzsteuer aufgrund der Rechnung geschuldet. Allerdings<br />

kann sich der Rechnungsempfänger die ausgewiesene und eventuell bereits bezahlte Umsatzsteuer<br />

nicht als Vorsteuer abziehen, da die Leistung noch nicht erbracht wurde und kein Hinweis auf eine<br />

Anzahlung bzw. Vorauszahlung erkennbar ist.<br />

Vorsteuerabzug<br />

Die Berechtigung zum Vorsteuerabzug ist bereits vor Leistungserbringung gegeben, wenn über die Anzahlung<br />

eine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis gelegt und die Anzahlung bezahlt wurde. Die Vorsteuer<br />

ist frühestens dann geltend zu machen, wenn beide Voraussetzungen erfüllt werden.<br />

Abfuhr der Umsatzsteuer<br />

Die Umsatzsteuerschuld entsteht im Zeitpunkt der Vereinnahmung. Ist das im Voraus vereinnahmte Entgelt<br />

niedriger als das in Rechnung gestellte, so entsteht die Steuerschuld nur für den niedrigeren bezahlten<br />

Teil. Ebenso berechtigt auch nur dieser Teil zum Vorsteuerabzug. Eine Berichtigung der Rechnung ist in<br />

diesem Fall nicht erforderlich.<br />

2. Schluss- oder Endrechnung<br />

Neben den allgemeinen Rechnungsmerkmalen sind in der Schlussrechnung alle vereinnahmten Teilentgelte<br />

(Anzahlungen) und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über diese Teilentgelte entsprechende<br />

Voraus- oder Anzahlungsrechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt wurden. Der<br />

Abzug der Anzahlungen und der darauf entfallenden Steuerbeträge kann entweder einzeln für jede Anzahlung<br />

oder in Summe für alle Anzahlungen vorgenommen werden.<br />

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Beispiele<br />

Die drei folgenden Beispiele zeigen korrekte Schlussrechnungen. Rechnung 1 unter Anführung der einzelnen<br />

Anzahlungen, Rechnung 2 mit Ausweis der Gesamtanzahlung und Rechnung 3 unter Bezugnahme auf<br />

die einzelnen Akontorechnungen. In Abzug gebracht werden dürfen nur die tatsächlich geleisteten Zahlungen!<br />

Rechnung 1:<br />

Schlussrechnung<br />

Lieferung und Annahme: 15. April 2007<br />

Entgelt USt (20 %) brutto<br />

Endrechnungsbetrag<br />

1.000.000,00<br />

EUR<br />

200.000,00 EUR<br />

1.200.000,00<br />

EUR<br />

Abschlagszahlungen<br />

vom 13. Februar 2007<br />

-250.000,00<br />

EUR<br />

-50.000,00 EUR<br />

-300.000,00<br />

EUR<br />

vom 22. März 2007<br />

-400.000,00<br />

EUR<br />

-80.000,00 EUR<br />

-480.000,00<br />

EUR<br />

Restforderung 350.000,00 EUR 70.000,00 EUR 420.000,00 EUR<br />

Rechnung 2:<br />

Schlussrechnung<br />

Lieferung und Annahme: 15. April 2007<br />

Entgelt USt (20 %) brutto<br />

Endrechnungsbetrag<br />

1.000.000,00<br />

EUR<br />

200.000,00 EUR 1.200.000,00<br />

EUR<br />

Abschlagszahlungen<br />

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13. Februar 2007 und<br />

22. März 2007<br />

-650.000,00<br />

EUR<br />

-130.000,00 EUR -780.000,00<br />

EUR<br />

Restforderung 350.000,00 EUR 70.000,00 EUR 420.000,00 EUR<br />

Rechnung 3:<br />

Schlussrechnung<br />

Lieferung und Annahme: 15. April 2007<br />

Entgelt USt (20 %) brutto<br />

Endrechnungsbetrag<br />

1.000.000,00<br />

EUR<br />

200.000,00 EUR<br />

1.200.000,00<br />

EUR<br />

Anzahlungsrechnungen<br />

Nr. 2007001 vom<br />

5. Februar 2007<br />

bezahlt<br />

-250.000,00<br />

EUR<br />

-50.000,00 EUR<br />

-300.000,00<br />

EUR<br />

Nr. 2007002 vom<br />

10. März 2007<br />

bezahlt<br />

-400.000,00<br />

EUR<br />

-80.000,00 EUR<br />

-480.000,00<br />

EUR<br />

Restforderung 350.000,00 EUR 70.000,00 EUR 420.000,00 EUR<br />

Hinweis<br />

Werden in der Schlussrechnung die vereinnahmten Teilentgelte und die entsprechenden Steuerbeträge<br />

nicht oder falsch abgezogen, wird die Umsatzsteuer aufgrund der Rechnung für den Gesamtbetrag geschuldet.<br />

Die Steuerschuld besteht bis zum Zeitpunkt der Berichtigung der Schlussrechnung. Im Gegenzug<br />

dazu besteht jedoch kein Vorsteuerabzug für den Gesamtbetrag, wenn die Rechnung offensichtlich<br />

unrichtig ist. Um diese Folgen und eventuell nachträgliche Berichtigungen zu vermeiden, achten<br />

Sie bei Rechnungsausstellung auf die richtige Gestaltung der Rechnung.<br />

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Entsprechen die bereits ausgehändigten Voraus- oder Anzahlungsrechnungen und die geleisteten Anzahlungen<br />

den tatsächlich erbrachten Leistungen oder wird hinsichtlich des noch offenen Restbetrages eine<br />

"Restrechnung" ausgestellt, kann auf die Ausstellung einer Schlussrechnung verzichtet werden.<br />

Vorsteuerabzug<br />

Der Vorsteuerabzug aus einer Schlussrechnung steht nach den allgemeinen Vorschriften bei Vorliegen einer<br />

ordnungsgemäßen Rechnung und nach Erbringung der Leistung zu.<br />

Abfuhr der Umsatzsteuer<br />

Die Steuerschuld entsteht ebenfalls nach den allgemeinen Vorschriften mit Ausführung der Leistung bzw<br />

einen Kalendermonat später, wenn die Rechnungsausstellung erst nach Ablauf des Kalendermonats erfolgt,<br />

in dem die Leistung erbracht worden ist (Soll-Versteuerung).<br />

3. Zusammenfassung<br />

Umsatzsteuerliche Risiken wie zusätzliche Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung oder Versagung des<br />

Vorsteuerabzugs lassen sich, wie man sieht, mit sorgfältiger Gestaltung von Anzahlungs- und Schlussrechnungen<br />

ganz einfach vermeiden!<br />

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